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Viva la tecnologia: Ilaria Castellazzi, un esempio per le assistenti digital

Abbiamo intervistato Ilaria Castellazzi, Executive Assistant to the VP e Country Manager di Amazon Italia e Spagna, riguardo la sua gestione lavorativa durante i mesi difficili di lockdown e ci ha dato spunti veramente interessanti. Scopri di più…

Riprendi l’esordio dell’intervista qui:

 

  • Quanto e in quale modo hanno agevolato nella tua professione di assistente le applicazioni e piattaforme di comunicazione da remoto? 

La mia azienda ha molti team sparsi in tutto il mondo quindi il concetto di comunicare da remoto è sempre stato nelle nostre corde. E’ stato molto più complicato dal profilo personale, non poter parlare fisicamente con le persone che amo. Dal punto di vista lavorativo è stato anche divertente e.. stimolante! Abbiamo delle piattaforme che possiamo utilizzare noi dipendenti ma, avendo avuto spesso anche degli interlocutori esterni, abbiamo dovuto tutti un po’ adattarci a provare nuovi sistemi facendo prima dei test. Trovo comunque che gli aspetti positivi siano molti di più di quelli negativi. Se io non avessi avuto queste possibilità “tech”, non avrei potuto lavorare…come tanti dipendenti in aziende meno digitalizzate costretti a ferie forzate o cassa integrazione. In un mondo moderno nella scelta tra lavorare in questo modo o non lavorare per niente, sceglierò sempre di lavorare in queste modalità!

  • Qual è la tua arma segreta per lavorare e comunicare con efficacia?

Secondo me è fondamentale poter avere una comunicazione video poichè ci si sente sempre al telefono ma credo che a lungo andare sia  deleterio. Non poter più vedere e captare le espressioni del viso del tuo interlocutore si rivela un grande svantaggio. La comunicazione video, invece, favorisce la concentrazione. Spesso, quando ascoltiamo una persona al telefono, facciamo altro mentre, tramite una comunicazione video, rimaniamo concentrati e prestiamo totale attenzione alle parole guardando il nostro interlocutore. Cerchiamo di essere noi propositive se da parte dei nostri capi ci sono resistenze: documentiamoci e proponiamo modalità di comunicazioni più efficaci ai nostri manager. La comunicazione video mi ha aiutato anche a vivere dei momenti più ludici. Ad esempio, il caffè con la mia collega: ci siamo spesso date appuntamento via videocall per berlo ancora insieme come facevamo in ufficio e questo sicuramente ci ha aiutato a tenere la situazione sempre il più normale possibile.

  • Quanto è stato importante il tuo supporto al tuo/tua manager durante il periodo di lockdown? Se sono avvenute variazioni nella comunicazione a distanza (magari al telefono o in video call), quali strumenti o modalità da te adottate hanno migliorato la qualità del tuo lavoro? Sei una sostenitrice delle domande aperte? Spiegaci meglio la tua strategia mail..

La mia responsabile riceve un grande numero di email e per sua scelta io non guardo la sua posta elettronica. Dunque, non posso smaltirgliela come sono solite fare tante altre assistenti. In questo periodo di difficoltà, inizialmente, le mandavo delle mail per ricevere feedback su diverse attività ma abbiamo presto notato che non era il metodo più efficiente e ci risultava molto dispersivo. Allora, ho provato a cercare di raggruppare le stesse tematiche in un’unica mail per tema aggiungendo eventuali domande secche (non aperte) in modo che potesse rispondermi solamente in due modi (Si/No). Ad esempio, ipotizziamo la mia capa debba incontrare un importante interlocutore; consiglio di non scrivere “che cosa ne pensi di incontrarlo?”, ma prima raccogliere tutte le informazioni necessarie dall’ufficio preposto e poi proporle l’importanza strategica di incontrare questo personaggio importante e uno slot in agenda. A quel punto, inviarle il tutto e chiedere unicamente: “Per te va bene?”. Nel momento in cui mi dice “sì”, si procede… in caso di “no” sarà lei a dirmi il perché. Bisogna cercare di dare quanto più contesto possibile in modo che la risposta sia più breve possibile e risparmieremo tempo noi assistenti, la capa e gli altri interlocutori. In sintesi:

  • Arriva una richiesta
  • Capisci quali sono i pro e i contro in base all’esperienza che hai con il tuo capo
  • Proponi una soluzione contestualizzata

Bisogna “masticare” prima del nostro capo, come dico io e ciò comporta più lavoro ma almeno saremo più dentro al lavoro e non saremo solo delle esecutrici. La comunicazione con i nostri responsabili sarà più efficiente più quanto noi gliela indirizziamo. Arriviamoci noi prima! La mia responsabile è molto richiesta e tutti vogliono parlare con lei. Se io dovessi farla parlare con tutti sicuramente gli interlocutori sarebbero contenti ma, la sua agenda diventerebbe un inferno e lei non sarebbe efficiente. Come possiamo fare? Chiediamo all’interlocutore perchè vuole parlare con la/il nostro manager e capiamo se possiamo già esser utili noi assistenti a soddisfare tale richiesta con un documento eventualmente. Ai nostri capi dobbiamo proteggere il tempo! Questo è il vero lusso ormai… il tempo.