Travel Management: i consigli di Arianna

Come imparare a gestire efficacemente i viaggi di lavoro e contribuire al successo dell’azienda? Intervistiamo Arianna, assistente della community.

Gran parte delle assistenti in azienda si occupano anche della gestione delle trasferte e dei viaggi d’affari.
Siamo rimaste colpite dalla positività e dall’energia di Arianna, assistente di direzione presso AMB SpA e collega della community, tanto da chiederle di raccontarci la sua esperienza e di rivelarci i suoi segreti in ambito travel. Buona lettura!

Presentati: da quanti anni lavori in AMB Spa? Da quanti nel ruolo attuale?

Mi chiamo Arianna Collini, 40 anni, mamma felice di due bambini di 5 e 7 anni. Laureata presso la facoltà di Traduttori ed Interpreti dell’Università di Udine, ho iniziato a lavorare molto presto. Appena terminato il ciclo di studi ho avuto la fortuna di incontrare il Presidente di AMB SpA e di diventare la sua assistente di direzione. L’azienda nasceva nel 1968 e nel 2001 era nel pieno del suo sviluppo internazionale. In poco meno di 10 anni ha più che raddoppiato il suo fatturato. Posso dire di aver vissuto il grande fermento dei viaggi d’affari poiché l’azienda ha iniziato ad esplorare i mercati esteri e il mio supporto alla direzione e all’organizzazione è cresciuto di conseguenza. L’azienda oggi conta circa 300 dipendenti, ha da poco aperto un nuovo sito produttivo e produce imballaggi plastici ad elevato contenuto tecnologico per il settore del food packaging.

Quali sono le mansioni di cui ti occupi maggiormente in ambito travel ed eventi?

La mia attività nell’ambito travel riguarda l’organizzazione delle trasferte a 360°, dove cerco di coniugare gli elementi del costo a quelli del comfort dei viaggiatori. Infatti, il mio impegno più rilevante non è quello occuparmi delle prenotazioni dei servizi di viaggio, ma di gestire la spesa del travel considerando tutti gli aspetti di rendicontazione e di analisi delle trasferte di lavoro. Per fare questo, gestisco direttamente la relazione con i fornitori di servizio, dalla fase di negoziazione alla fase di gestione commerciale. Tra le diverse attività rientrano quelle della gestione degli eventi con un focus particolare all’organizzazione dei meeting aziendali e di eventi fieristici, così come la relazione e gestione con gli uffici stampa.

Quanto ritieni l’utilizzo di strumenti online efficace per il tuo lavoro?

La mia attività di gestione dei viaggi si avvale esclusivamente di strumenti online. Infatti non abbiamo un’agenzia di riferimento, ma utilizziamo soluzioni web capaci di offrire alla nostra organizzazione (e al nostro stile di viaggiare) un modo smart, veloce e fruibile per tutti i viaggiatori.

La sostenibilità dei viaggi: è un tema sentito nella tua azienda?

L’azienda ha un proprio codice etico e ha una sensibilità elevata su tutti gli aspetti che riguardano la sostenibilità aziendale. Anche nel Travel Management, così come nel comportamento delle persone in viaggio, cerchiamo di utilizzare una modalità sostenibile e green. Uno dei miei compiti è anche quello di sensibilizzare l’azienda e l’organizzazione su quali sono i comportamenti da tenere per la gestione dei viaggi di lavoro.

I manager, si sa, trascorrono la maggior parte del loro tempo fuori ufficio o in viaggio: come riesci a gestire ed assicurare la migliore esperienza di viaggio?

Ogni Manager ha le proprie necessità ed esigenze e, nel rispetto anche delle regole e norme imposte dalla Travel Policy, vanno tutte ascoltate e nel limite del possibile soddisfatte. Pertanto, l’attenzione al Manager viaggiatore può andare dalla selezione del posto in aereo più adatto per il suo viaggio di lavoro, alla capacità di gestire in sicurezza e velocità i suoi trasferimenti con, ad esempio, priorità di imbarco o transfer personalizzati. Quello che non dimentico mai è la capacità di coniugare la produttività ai costi di viaggio.

Perché hai deciso di partecipare al corso “Business Travel & Mobility Management”?

Alla fine del 2017 si è voluto dare al mio ruolo una maggiore efficacia anche in termini manageriali per gestire in modo più strutturato la spesa del business travel che stava costantemente crescendo. L’obiettivo, quindi, era quello di imparare tecniche, strumenti e gestione di un nuovo modo di fare travel management. Ho cercato in rete e ho scoperto il corso di formazione in Business Travel & Mobility Management di Travel For Business, l’unico al momento in Italia ad occuparsi di questa specifica tematica. Dopo aver valutato contenuti e costi, l’ho proposto alla Direzione che l’ha approvato. Frequentarlo mi ha aperto un mondo, non solo strumenti, ma concetti, tematiche nuove e aspetti di un settore che mi hanno spalancato una finestra sul futuro.

Concretamente cosa hai applicato subito dopo il corso in azienda e cosa intendi implementare nel tempo?

Già durante il corso ho iniziato immediatamente a lavorare alla revisione della Travel Policy, seguita dai docenti del corso che avevano dedicato un’intera lezione a questa tematica e che mi stanno tuttora supportando nel mio lavoro di Travel Management. Al mio rientro ho attivato i contatti con vari fornitori di servizi per il business travel per valutare nuove opportunità di cooperazione e nuovi possibili vantaggi per l’azienda in termini di cost saving. Il mio progetto è di consolidare le conoscenze acquisite e metterle subito in pratica per riorganizzare l’intero processo interno dei viaggi d’affari e avere maggiore facilità nel controllare anche i costi. Su questo tema sto dialogando anche con gli altri reparti aziendali perché si comprenda di come il business Travel Management sia trasversale con tutte le funzioni.

Consigli alle Assistenti della community?

Il consiglio che mi sento di dare è quello di non smettere mai di imparare, leggere, informarsi. In sostanza, di non smettere mai di crescere e di accrescere la propria cultura. Anche un corso di formazione in Travel Management può aprire orizzonti fino ad ora inesplorati e che possono offrire visioni alternative e molto valide in termini manageriali. Bisogna tenere mente e cuore aperti verso il futuro e verso le opportunità che si presentano lungo il cammino.

I tuoi “tips & tricks”? I trucchi per gestire al meglio viaggi, trasferte, ecc.?

Sicuramente partire da una buona e approfondita conoscenza degli strumenti di lavoro a disposizione e una buona rete di contatti. Se però si vuole rendere il proprio lavoro strategico, allora bisogna imparare a lavorare per progetti. Questo permette di gestire in modo efficace non la singola trasferta, ma tutta la spesa dei viaggi.

Perché è importante la formazione per un’Assistente di direzione?

Perché permette di collocarti in una posizione di maggior rilievo in azienda, assumere un ruolo più strategico, capace anche di prevenire i problemi e rispondere in modo più efficace alle esigenze crescenti delle aziende.