Travel Assistant 4.0: un ruolo che non si improvvisa ma si allena

La coach Olimpia Ponno parla del ruolo del Travel Assistant d’oggi.
Come si definisce un viaggio di successo? E come si organizza?

Il concetto di viaggio non ha sesso e non ha età. Il viaggio in italiano è maschile ma originariamente, in latino, la parola era neutra: deriva infatti da viaticum, “attrezzatura per la via”: anche in sloveno la parola potovanje è neutra, mentre in tedesco, die Reise, è femminile.
Il viaggio resta per secoli esclusiva maschile, visto che le donne iniziano a spostarsi di più soltanto nel secolo scorso anche in funzione dell’emancipazione economica. Tuttavia l’approccio femminile al viaggio risulta diverso. Prima di tutto l’attenzione per i dettagli come ci insegna Chiara Meriani autrice di “Il senso del viaggio: un percorso attraverso la storia del viaggio e la psicologia del viaggiatore”.

Cosa determina obiettivamente la perfezione del viaggio? Il viaggio assume svariati significati e può essere percepito in maniera differente a seconda di chi è il viaggiatore (capo, collega, cliente) e della motivazione che lo muove: obiettivo, modalità, tempistiche, destinazione, stato d’animo, motivazione, tipologia di servizi e mezzi, ecc.
Sicuramente l’aspetto soggettivo ha un suo peso, ma la pianificazione e l’organizzazione giocano un ruolo determinante nella riuscita del viaggio, soprattutto se parliamo di business travel. Da una parte le aspettative del viaggiatore (capo, collega, cliente uomo, donna), dall’altro la responsabilità strategico-operativa.

La gestione dei viaggi in azienda cambia anche in relazione al mercato, alle dimensioni dell’azienda, a come viene intesa e utilizzata la travel policy, al rapporto con l’agenzia di riferimento o più specificatamente con la Travel Management Company. L’assistente di direzione può cogliere un’ulteriore opportunità di valorizzare il proprio ruolo, offrendo un feedback concreto alla propria azienda circa i risultati ottenuti nella pianificazione e nell’organizzazione dei viaggi.

Non si può prescindere da:

la buona pianificazione e programmazione;
l’elevata sensibilità verso le esigenze di chi si appresta a viaggiare;
l’ottima conoscenza della travel policy e delle clausole di viaggio;
la conoscenza della destinazione e del territorio e dei fornitori di servizi;
l’attenzione a fissare dei criteri di misurazione dei risultati dei viaggi e delle trasferte.

Le misure cautelative prese dalle aziende nei confronti dei budget allocati per la travel industry hanno cambiato naturalmente le abitudini aziendali e influenzato la travel policy.

Oggi l’evoluzione del Travel Management e i continui cambiamenti richiedono una preparazione e un aggiornamento costanti da parte dell’assistente di direzione e di tutte le figure coinvolte nel sistema operativo, chiamate a non perdere di vista passaggi importanti come:

definizione, revisione e aggiornamento della travel policy;
controllo dei dati e reporting;
strategie di negoziazione per accordi commerciali con i fornitori;
analisi cadenzata dei costi e controllo del budget viaggi;
gestione rapporti con la Travel Management Company;
analisi della performance;
controllo della compliance;
miglioramento comportamenti d’acquisto dei viaggiatori (capo, colleghi, clienti, ecc);
garanzia standard di qualità rispetto all’ottimizzazione dei costi;
relazioni pubbliche e networking con altri Travel Manager o Assistant Manager per confronto dati e benchmarking;
misurazione del valore aggiunto delle partnership in funzione del ritorno sull’investimento e della spesa complessiva dell’hotel program.

Al corso Event & Travel Design, promosso da Air France e KLM, con alcune assistenti abbiamo studiato questo ruolo strategico, oltre che operativo, in grado di incidere sulle relazioni interne ed esterne dei viaggiatori aziendali e sulla redditività economica, ottimizzando i costi ma mantenendo la qualità e la soddisfazione di chi organizza e di chi viaggia.

Vi salutiamo con la testimonianza di Francesca, assistente della community. Scoprite il suo segreto per risparmiare sui viaggi aziendali!