Time management: la regola dei due minuti

Una regola d’oro, un metodo di time management da seguire per non farsi affossare dagli impegni e dal lavoro arretrato!

Quante volte vi capita di avere più attività pending che tempo a disposizione?
Sopravvivere a tutti gli impegni e avere un’ottima capacità di time management è una missione: tra email da leggere, documenti da completare, appuntamenti da gestire e telefonate che arrivano sempre nei momenti peggiori. E se il vostro collega/capo vi chiede un piccolo favore, probabilmente non ve la sentite proprio di dirgli di no (e forse è il momento giusto di imparare a dire no quando serve)! Anche se si tratta di compito velocissimo, ciò si accumula a tutto il lavoro arretrato.

E allora, come fare? La vostra collega Lucia ci suggerisce un metodo, semplice ed efficace, per destreggiarsi tra gli impegni, professionali e domestici. Lucia, spiegaci come fare!

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Nonostante siano stati pubblicati moltissimi libri e articoli sul time management, gestire il tempo è una sfida continua e quotidiana: far stare in una giornata la casa, la famiglia, le commissioni, il lavoro, cucinare, evitare di dimenticare la spesa in auto… I pezzi si perdono, se ne vanno con le energie e con la concentrazione.
Ma tempo fa il destino ha pensato di darmi una mano: una mia conoscente mi ha presentato una Senior Executive Assistant di Londra. Io allora ero una Junior che lavorava in provincia di Varese e passavo le giornate lavorative tra fotocopie e caffè, ecco perché l’ho invidiata da subito.

Lei mi disse di aver frequentato un corso per Assistenti il cui argomento principale era la ‘two minutes rule’. Cioè: se in ufficio dovete fare qualcosa, e per completare quel compito basteranno due minuti, fatelo subito e toglietevi il pensiero! Procrastinare significherebbe dimenticarlo, metterlo in coda ai compiti più onerosi, farlo in un tempo superiore a due minuti perché non vi ricordate i dettagli… Tutte grandi perdite di tempo!
Alcuni esempi: archiviare un documento invece di lasciarlo sulla pila di carte in uscita che avete sulla scrivania. Scrivere una mail di ringraziamento o prenotare un hotel. Spuntare le vostre presenze o lo straordinario sull’applicativo aziendale. Preparare la lista di argomenti all’ordine del giorno di una riunione. Mettere la carta nella fotocopiatrice. Fare una telefonata veloce che non vi attira, spostare dei documenti in una nuova cartella. Fate in modo di poter dire: “Voilà! Anche questo è fatto!”

Io ho seguito il consiglio e funziona, oltre a risparmiare tempo e stress mi sento anche soddisfatta perché ho portato a termine quello che mi ero preposta (a noi donne basta davvero poco…). Adesso sono anche io una Senior Executive Assistant e lavoro a Milano, che forse è anche meglio di Londra… E non posso far altro che consigliarvi questo metodo!
Mettete in pratica la regola dei due minuti, funziona anche a casa!

Non è finita qui… Se volete approfondire il tema del time management, provate con il corso The Effective Manager Assistant. Nel secondo modulo imparerete a riconoscere e gestire un progetto, rendere più efficiente il vostro lavoro ed organizzare il tempo a vostra disposizione!