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SOS email: come gestire ed organizzare la posta elettronica

SOS email: come gestire ed organizzare la posta elettronica

Per un’assistente di direzione è necessario saper gestire con efficacia una o più caselle di posta elettronica. Qui trovate tanti consigli!

Potremmo lanciare una sfida: chi riceve più email al giorno?
Se pensate che potreste vincere, questo articolo è per voi.

Ogni giorno siamo bombardati da email, newsletter, pubblicità e notifiche. Se poi consideriamo che l’assistente di direzione generalmente controlla anche la casella di posta elettronica del proprio capo… Beh è proprio il caso di darsi delle regole per evitare di dover rispondere alle email arretrate alle 3 di notte. Sì, se ve lo state chiedendo, lo abbiamo notato!

Don’t panic. Di seguito trovate una serie di consigli di esperti e buone pratiche.

Meno tempo alle email, più tempo per voi

Se dedicate ore ed ore di lavoro alla lettura della posta elettronica in arrivo, ncs = non ci siamo!

Continuare ad interrompere le attività per leggere ogni nuova email fa perdere molta concentrazione e diminuire la produttività, come più volte dimostrato.
Un esempio su tutti: secondo lo studio della Michigan State University, riprendere il lavoro dopo un’interruzione richiede in media 90 minuti al giorno.

È bene stabilire dei momenti della giornata dedicati alla lettura della posta elettronica. L’ideale sarebbe al mattino, appena arrivati in ufficio, dopo pranzo e poco prima della chiusura.

Per facilitare questa scelta alcuni esperti, tra cui Tim Harford – economista e giornalista del Financial Times –, consigliano di disattivare le notifiche, specialmente sul cellulare. Sappiamo che questo è chiedervi troppo ma potrebbe essere una buona idea definire gli orari più adatti (e rispettarli).
Se riuscirete a non controllare la casella ogni 5 minuti il vostro lavoro e la vostra serenità vi ringrazieranno. Non temete, chi ha una vera emergenza vi chiamerà.

È il momento di controllare la posta elettronica…

Parola d’ordine: organizzare.
Per tenere tutto sotto controllo, non rischiare di perdere email e assicurarti di rispondere per priorità, il consiglio principale è quello di dividere la posta elettronica per categorie e cartelle.

La mattina – o nel momento che avete stabilito – leggete le email in ordine cronologico dalla più vecchia alla più recente, così da non perdere il filo del discorso.
Una volta letta, definite se necessita di una risposta urgente o se può aspettare; nel primo caso rispondete subito. Se si tratta di uno spam, notifica o risposta automatica eliminatela all’istante.
E le newsletter? Potete archiviarle in una categoria ad hoc e leggerle in un secondo momento, con più calma. Se alla quinta newsletter non avete ancora visto notizie interessanti, sarà il caso di disiscriversi.
Naturalmente le comunicazioni di Secretary.it vanno lette subito e mai, mai cestinate :)

Nel secondo caso, quello in cui trovate una email poco o per nulla urgente, valutate quanto tempo vi serve per la risposta. Se richiede soltanto un minuto, rispondete senza posticipare e non ci penserete più!

Per tutti i messaggi che possono aspettare e per cui avete bisogno di più tempo, rimandate la risposta ad un momento più tranquillo. Create delle sotto-cartelle in base al tipo e all’urgenza: potrete dedicarvi ad ognuna quando ritenete opportuno. Ricordatevi di non lasciare mai le email come aperte, è fin troppo semplice dimenticarsene! E per educazione non fate trascorrere più di 3 giorni per dare una risposta o il mittente penserà che vi siete dimenticati di lui/lei.

Usate anche le etichette, uno strumento utile per individuare subito le email più importanti, i colori e le categorie per identificare subito le priorità. Vi aiuteranno a creare una to-do list. Vi consigliamo inoltre i filtri e la ricerca per ritrovare all’istante il messaggio che cercate.

… E dare una risposta

Siamo arrivati al momento di dover scrivere una risposta. Pensate di dover essere voi a riceverla e mettetevi nei panni del destinatario: il testo deve essere breve, chiaro e ben leggibile.

Andiamo per punti.

  • Spiegate solo l’essenziale, senza mettere troppi ingredienti in pentola che confondono le idee. Se ritenete che il discorso sia troppo complesso/lungo da spiegare è meglio una chiamata.
  • Siate chiari e non lasciate spazio a dubbi – questo non vuol dire prolissi :) Ciò significa anche far passare correttamente il tono con cui state scrivendo la email. Ad esempio, utilizzare il maiuscolo è come alzare la voce.
  • Scrivete un oggetto che faccia capire subito di cosa state parlando.
  • Leggete e rileggete sempre il testo prima di inviarlo per evitare errrori di battitura. Trovato niente?
  • Agevolate la leggibilità usando punti elenco, grassetti, corsivi e caratteri chiari e dando aria al testo con paragrafi brevi.
  • Evitate di inserire link lunghi 3 righe! Ci sono modi semplici e veloci per ovviare a questo problema. Potete ad esempio inserirlo in una o più parole – su Outlook evidenziatele il testo in cui volete mettere il link, cliccate su “inserisci” e “collegamento ipertestuale”. Altrimenti vi basterà usare Google Shortner per accorciarlo!
  • Date sempre un’occhiata al peso degli allegati e se supera i 6 MB inviateli sempre con WeTransfer – qui trovate un comodissimo vademecum.

Come gestite la vostra casella email? Siete tipi da pulizia quotidiana o da 100 notifiche ed oltre? Fatecelo sapere nei commenti!

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