Smartworking: come lavorare da casa (o dove volete!)

Gabriella Picca, assistente in LinkedIn, ci racconta perché ogni azienda dovrebbe aprirsi allo smartworking e come prepararsi al meglio.

Sempre più spesso si parla di smartworking: cosa si intende con questo termine?
Potremmo definirlo come una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati.

Durante il workshop del Secretary Day, lo scorso anno, con Gabriella Picca – assistente di LinkedIn – abbiamo cercato di capire cosa può fare un’assistente per introdurre questo sistema nella propria azienda e come farlo con successo.

Gabriella, raccontaci come si è svolto il lavoro e quali sono le best practice studiate in gruppo.

I primi anni della mia carriera e di mamma non sono stati facili. La poca flessibilità oraria mi impediva di portare e di andare a prendere a scuola le mie figlie. Ad un certo punto le compagne delle mie bambine hanno anche dubitato della mia esistenza, costringendomi così a prendere ore di permesso per farmi vedere a scuola e tranquillizzarle sul fatto che “mamma esiste”.

Ma oggi, grazie alla flessibilità oraria e alla tecnologia, lo smartworking per me è una realtà e i risultati sul mio benessere psicofisico e quello della mia famiglia, ma soprattutto dell’azienda per cui lavoro, sono inestimabili: sono felice, performante, brand ambassador e fedele alla mia azienda. Ma come dimostrare che quello che sto affermando e soprattutto quello che alcune aziende sostengono, ancora poche purtroppo, non sono solo parole?

Durante lo scorso Secretary Day, assieme ad un nutrito gruppo di top assistants, abbiamo riflettuto su come potevamo affrontare questa sfida e convincere le aziende ad adottare una vera e propria smartworking policy. L’idea è stata di proporre di avviare internamente all’azienda interessata un progetto pilota per dimostrare la fattibilità della flessibilità orario/spazio e l’affidabilità dei propri dipendenti, perché trust e flexibility sono le parole chiave per il successo di una realtà smart. Il progetto potrebbe avere una durata tra i tre e i sei mesi, tempo sufficiente per monitorare l’andamento della performance e dei risultati dei lavoratori; risultati non solo quantitativi ma soprattutto qualitativi.

Secretary Day 2017 - 259

Un aiuto ad incentivare l’avviamento di questa iniziativa sarà inizialmente invitare aziende smart come LinkedIn, Microsoft, Google, a portare la loro testimonianza, in modo tale da analizzare in dettaglio le loro realtà ed eventualmente prendere ispirazione da esse.

Naturalmente la tecnologia in questo processo è un fattore essenziale. Assolutamente necessario quindi dotare di opportuni strumenti i propri dipendenti, aiutarli nell’utilizzo degli stessi anche da remoto, attraverso dei corsi di formazione che li possano rendere autonomi e in grado di svolgere le loro mansioni ovunque essi si trovino.

Non abbiamo neppure sottovalutato l’aspetto sulla sicurezza; pur non trovandosi in azienda i dipendenti devono essere consapevoli di come dovrà essere il loro workspace e a quali rischi possono andare incontro se non saranno rispettati certi parametri.

Ma oltre allo spazio fisico, come deve essere lo spazio mentale? Lavorare da casa, non significa che non si devono avere pause e che si deve pranzare davanti al computer, è quindi assolutamente rilevante sottolineare l’importanza della maturità nell’autogestione, che il lavoratore stesso deve dimostrare e comunicare al suo responsabile: flessibilità da entrambe le parti, ma assoluto rispetto degli spazi di riposo e del tempo libero di ognuno.

Infine abbiamo sentito la necessità di avviare il progetto accompagnato da una forte campagna di comunicazione interna all’azienda, se opportuno anche con l’aiuto di sessioni di coaching, che aiutino sia il management sia gli stessi lavoratori ad adattarsi al cambiamento di mindset. Spesso si ha l’errata concezione che lavorare da casa significhi non far nulla o lavorare poco; è certamente difficile debellare questi stereotipi negativi, ma assolutamente non impossibile e su questo è necessario sensibilizzare internamente azienda e dipendenti.

Sempre più società stanno comprendendo l’importanza del mantenere felici i talenti al proprio interno e che perdere una risorsa di valore ha un costo molto più elevato rispetto alla decisione di adottare una politica di smart flexibility. È solo questione di tempo e noi dobbiamo continuare a parlarne, per aiutare i nostri leader a comprendere che il mondo del lavoro è in forte cambiamento e che… #smartisbetter.

Gabriella Picca, Senior Executive Assistant ai Country Managers di LinkedIn Italia e LinkedIn Iberia.