Condividere ed archiviare documenti aziendali in sicurezza

Vediamo insieme come condividere e archiviare documenti in sicurezza per proteggere la privacy della propria azienda e difendersi dai cyber criminali.

Pensate alla vostra giornata quotidiana in ufficio. Quanto spesso condividete file con i vostri colleghi? E quanto spesso riflettete se lo state facendo in un modo sicuro? La sicurezza in queste operazioni è un tema chiave da considerare per non correre rischi.

Dimenticate i tempi dei fax, oggi si possono trovare numerosi strumenti online, gratuiti e di semplice intuizione.

Quando condividete documenti, specie se riservati o sensibili, sarebbe bene essere consci dei problemi legati alla privacy e dei rischi per la sicurezza informatica.

Prendiamo in considerazione diversi strumenti come email, servizi di cloud storage e chiavette USB per capire quali siano le più adatte alle vostre esigenze.

MAIL PERSONALI

Il 63% dei lavoratori utilizza l’email personale per inviare documenti di lavoro sensibili.

Non è raro che vengano rubati i dati degli utilizzatori dai provider di posta. I cyber criminali escogitano continuamente strategie per ingannare gli utenti con phishing, cyberspionaggio e così via. Una volta scoperte le credenziali ci vuole un minuto ad accedere a tutti i documenti aziendali e agli altri servizi online in cui utilizzate le stesse credenziali (errore!!).

SERVIZI DI CLOUD STORAGE

Strumenti molto comodi e di facile utilizzo. Un esempio chiave è Google Drive o Dropbox, in cui è possibile creare archivi online accessibili senza essere necessariamente in azienda, solo con una connessione internet.

Attenzione però a non condividere le cartelle con utenti esterni!

ARCHIVI DIGITALI PORTATILI

Parliamo di chiavette USB, schede SSD, ecc. Sono un’alternativa comoda al trasferimento di file pesanti ma ciò che dovreste fare è proteggerle con una password. In questo modo se le perderete o saranno rubate avrete i dati comunque protetti.

I CONSIGLI DEGLI ESPERTI

È essenziale per l’azienda capire il proprio livello di confidenzialità, integrità e sicurezza.
È soggetta ad obblighi di protezione previsti dalla legge sulla privacy?
Successivamente è utile valutare le politiche di sicurezza e avvertire tutti i dipendenti delle procedure per scambiare correttamente i file.
Come ultimo passo è opportuno adottare un software per l’archiviazione e la condivisione dei documenti in azienda.

Per la vostra scelta prendete in considerazione:

Facilità di installazione e utilizzo. Se deve essere usato da tutti i collaboratori è importante che sia di semplice comprensione.
Livello di protezione offerta. La protezione dovrebbe essere supportata in ogni fase, sessione, dispositivo e sede.
Funzionalità aggiuntive. Fa sempre comodo avere ulteriori funzionalità oltre a quella di base.

Quale metodo prediligete nelle vostre aziende per archiviare o condividere in sicurezza importanti file aziendali? Scrivetecelo nei commenti!