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Professione Assistenti di direzione

Segretaria a chi? La vera identità degli assistenti di direzione

Segretaria a chi? La vera identità degli assistenti di direzione

Chiariamo ogni dubbio sul ruolo dell’assistente di direzione. Non è una segretaria, non è un Manager: chi è allora? E cosa fa?

Assistente di direzione: questa figura è spesso avvolta da un alone di mistero. Chi è esattamente? Cosa fa? È solo un altro termine per riferirsi alla segretaria?
È bene fare un po’ di chiarezza. Sperando che questo post finisca sul desktop di chi ha ancora un’idea confusa del ruolo…

Assistente, Executive Assistant, Personal Assistant, Manager Assistant, Office Manager, Facility Manager: perché tutti questi inglesismi? Prediligiamo definizioni neutre perché l’idea che si tratti di un ruolo femminile è piuttosto obsoleta, nonché uno stereotipo; di uomini che svolgono questo lavoro oggi ce ne sono davvero tanti!
E perché queste sfumature? Semplice, perché ognuno ha una sua specificità.

E ora chiariamo un altro dubbio: l’assistente non è un/a segretario/a.
Ciò non significa che il ruolo di segretaria non esista più, ma che sono due figure aziendali ben distinte.

Le aziende progressiste, innovative ed efficienti cercano persone che siano in grado di ottimizzare le risorse, che anticipino soluzioni e massimizzino la produttività. Con queste esigenze non è possibile far conto su un ruolo prettamente esecutivo, come quello della segretaria.

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Le responsabilità dell’assistente sono ben diverse, così come lo sono le mansioni e gli strumenti che utilizza, sempre più digitali e tecnologici. Per mantenere performance all’altezza degli obiettivi dei Manager e dell’intera azienda, l’Assistant si aggiorna sulle novità e investe sulla propria crescita professionale.
Oggigiorno l’assistente presenzia ai Consigli di Amministrazione, partecipa a convegni e segue corsi di formazione su marketing, leadership, comunicazione e management. Ha funzioni anche istituzionali, mantiene solide le relazioni pubbliche e con collaboratori, clienti, fornitori, azionisti e vertici direzionali.
Gestisce il budget, stringe in maniera proattiva nuove relazioni che generano accordi proficui e, quando si crea un rapporto di fiducia e stima, viene coinvolto dal Manager in scelte strategiche. Un vero Business Partner!

Con questi presupposti non possiamo più pensare ad una persona che risponde al telefono, gestisce l’archivio, fa fotocopie e porta il caffè al proprio capo. E se anche svolgesse queste attività, non si esaurisce qui il suo valore.
Semplificare il lavoro del proprio Manager, rendergli la giornata più produttiva e aiutarlo a raggiungere i suoi obiettivi di business è la sua priorità; per questo motivo è una figura tanto importante.

È una professione che sa regalare tante soddisfazioni e gratificazioni, oltre ad un salario adeguato alle responsabilità.
E come fa a far tutto ciò? Non è dotato di superpoteri e anche la sua giornata è di 24 ore, se ve lo state chiedendo.

“Semplicemente” è organizzato, flessibile, problem solver per natura, proattivo, discreto e riservato; sa quali sono i bisogni e i problemi del suo capo e ne anticipa le soluzioni; per ottenere informazioni e risolvere questioni spinose si affida al network, che costruisce con attenzione e costanza, anche attraverso i social media.
Ecco chi è l’Assistente di Direzione… Facile, no?