Sala riunioni e d’attesa a prova di #secretarypower
Una sala d’attesa ospitale, una cordiale accoglienza e una sala riunioni in ordine sono fondamentali per il buon esito di un appuntamento.
In ufficio trascorriamo la maggior parte delle nostre giornate. Sebbene la nostra scrivania sia impeccabile – lo è, vero? – ci sono anche altre zone di cui dovremmo occuparci con altrettanta cura e attenzione: la sala d’attesa, per partire con il piede giusto, e la sala riunioni, per contribuire alla buona riuscita dell’appuntamento. E se volete conoscere i passaggi e gli strumenti di una riunione di successo, abbiamo il corso di formazione dedicato!
LA SALA D’ATTESA
È la stanza più importante da curare all’interno di un ufficio – qui vi raccontavo come organizzare archivi e scrivanie.
Deve avere un aspetto positivo, profumato e soprattutto rilassante, dato che a volte l’attesa può essere più lunga del previsto. È constatato che la presenza delle piante aiuti a donare un effetto riposante. Optate per la classica soluzione green che rende più piacevole l’attesa.
Esistono due forme di accoglienza:
- Se il capo è disponibile a ricevere il cliente subito, dirigetevi verso di lui all’entrata, andategli incontro e accompagnatelo direttamente, facendogli strada fin verso la stanza;
- Se il capo è impegnato, la prima cosa da fare è chiamarlo subito tramite centralina telefonica ed avvertirlo dell’arrivo del cliente.
Non esistono regole in proposito, ma il savoir vivre consiglia, durante l’attesa, di offrire un caffè e delle riviste.
Se l’attesa si prolunga, c’è una tattica per evitare che il cliente si annoi o si alteri: se fosse presente della documentazione da trattare durante l’appuntamento, potete già consegnarla in anticipo, così da poterlo far riflettere anticipatamente sull’imminente appuntamento.
Nel frattempo, in entrambi i casi, tornate alla postazione di segreteria e continuate il vostro lavoro.
Una volta iniziato l’appuntamento dovreste evitare che vengano disturbati: filtrate le chiamate e prendete nota per riferire successivamente al capo i vari promemoria.
LE RIUNIONI
Se la riunione con i colleghi si svolgerà in sala riunioni o nell’ufficio del vostro capo, controllate bene prima lo stato di quella stanza. La qualità dell’accoglienza dipende solo da voi!
Le regole fondamentali pre-riunione sono:
- Rimettere al proprio posto le sedie;
- Cambiare l’aria;
- Svuotare i posaceneri e i cestini;
- Cancellare le lavagne;
- Pulire il proiettore;
- Togliere qualsiasi intralcio sopra il tavolo e disinfettarlo.
A volte, a richiesta del responsabile, vengono messi sul tavolo: block notes, penne, bottiglie d’acqua, pedana per i relatori e un leggio per gli interventi.
Per non essere impreparati sull’argomento da trattare, fatevi dare informazioni precise dai relatori, perché capita che vi facciano assistere alle riunioni per la verbalizzazione.
Non è detto, però, che le riunioni si svolgano sempre nell’ufficio in cui lavoriamo; possono anche effettuarsi in una sala esterna, in una sala congressi o in una sala meeting di un hotel.
In questo caso parliamo di convegni, meeting e assemblee di una certa importanza.
Si consiglia sempre di fare un sopralluogo il giorno prima, per valutare la struttura, predisporre le esigenze di attrezzatura, provare il formato video, i microfoni, i telecomandi per le diapositive e preparare i dossier dei partecipanti.
Terminata qualsiasi tipo di assemblea, se richiesto, fate il bilancio economico definitivo e confrontatelo con il vostro budget iniziale e infine valutare le differenze.
Se sono presenti segretarie stagiste, si consiglia di compilare un quadro riassuntivo “su cosa è andato bene o su cosa si poteva fare meglio”, in modo tale da perfezionarsi per la volta successiva!
Per altri consigli vi aspetto sul mio blog Linda’s Notes!
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