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Benvenuti in azienda: le regole dell’accoglienza

Benvenuti in azienda: le regole dell’accoglienza

Come ricevere un ospite in azienda? Parliamo di accoglienza: gli errori da evitare e i consigli per farlo sentire a suo agio.

Vi è mai capitato di entrare in un’azienda e ricevere un trattamento scortese? Se al vostro ingresso vi imbattete in una receptionist come quella qui sotto, di sicuro, non vi rimarrà un bel ricordo!

L’accoglienza è il primo mattone della relazione che viviamo con una realtà lavorativa; è il biglietto da visita da cui dipende la buona riuscita della nostra esperienza.

La figura del receptionist è molto delicata e ricopre un ruolo di primaria importanza perché rappresenta l’azienda ed è il punto di riferimento per ospiti e clienti.
La sua professionalità si manifesta in numerosi aspetti: nel modo di parlare, nei comportamenti, nella postura, nell’intenzione che ha verso la persona. Si tratta di una capacità profonda perché, per arrivare agli altri, deve nascere da dentro.

Con questi presupposti, chi accoglie gli ospiti, ma anche dipendenti e fornitori, deve avere caratteristiche ben precise: gentilezza, disponibilità ed affabilità in primis.

Se siete receptionist oppure vi occupate di accoglienza in azienda, rizzate bene le orecchie perché abbiamo alcuni consigli che si riveleranno molto utili per il vostro ruolo. Se invece il ricevimento degli ospiti non rientra nelle vostre mansioni potete sempre riportare questi suggerimenti a chi di competenza!

SCORTESIA, VADE RETRO

Possiamo partire da un’indicazione banale ma senza dubbio efficace: Non trattate gli altri come non vorreste essere trattati voi. Semplice no?

Siate cortesi ed educati. Chiunque varchi la soglia dell’ingresso in azienda merita il vostro miglior sorriso! L’ospite va coccolato e messo a suo agio; noi di Secretary.it ad esempio offriamo sempre un caffè (proponendo la scelta dello zucchero) o un bicchiere d’acqua e lo intratteniamo finché il referente non sia pronto ad accoglierlo per l’appuntamento.
Assicuratevi che l’ambiente sia piacevole, pulito e accogliente. Se consentito, potete anche personalizzarlo con fiori o essenze particolari: sono i dettagli che contano!

Anche se in quel momento siete molto prese e quel cliente è arrivato nel clou del lavoro più impegnativo della giornata… Keep calm and use your #Secretarypower!
Nelle vostre competenze rientrano anche doti di “simulazione”: alzatevi, interrompete quello che stavate facendo e ricevete l’ospite. Da tenere in considerazione anche nel momento dello spuntino per evitare di presentarsi con un bel boccone tra i denti.

Un receptionist deve saper anticipare i bisogni e minimizzare gli imprevisti. Assicuratevi di spiegare con chiarezza il percorso per raggiungere la sala riunioni e chiamate un taxi in anticipo se sapete già che il cliente ne avrà bisogno.

PILLOLE DI BON TON

Ecco alcune pillole di bon ton per essere sempre all’altezza del ruolo.

Abbigliamento
Se seguite la nostra rubrica “Questione di stile” avrete capito bene quanto l’abbigliamento incida sull’immagine che diamo di noi. L’outfit va studiato in base al contesto; uno studio legale non richiederà mai lo stesso abbigliamento di una Startup. Ad ogni modo deve essere comunque curato, professionale, sobrio e mai troppo appariscente. Anche le scarpe, tacchi o sneakers che siano, devono essere pulite e adatte.

Postura
Una postura sicura permette di sentirsi a proprio agio con se stessi e con gli altri.
Il classico “spalle indietro e petto in fuori”, schiena dritta, mento leggermente sollevato e braccia rilassate lungo i fianchi, ci danno un aspetto più professionale e deciso, oltre che farci sembrare più alti!
Una bella stretta di mano, un passo deciso, sguardo alto diretto agli occhi del nostro interlocutore e il gioco è fatto.

Puntualità
Arrivare puntuali o con lieve anticipo permette di preparare meglio le attività della giornata e verificare quali saranno i clienti da accogliere in modo da non farsi trovare impreparati.

Sorriso
Lo abbiamo già detto e lo ribadiamo: sorriso e cordialità sono i pilastri dell’accoglienza. Mette a proprio agio chi avete di fronte e non lo fa sembrare un ospite sgradito. Tenetevi pronti a sfoggiarlo anche quando esce dall’azienda!

Ascolto
Prestate attenzione a ciò che dice il vostro interlocutore e siate pronti ad aiutarlo. Dimostrerete la vostra professionalità e disponibilità, supportandolo nelle sue esigenze e risolvendo al più presto qualsiasi problema.

Raccontateci di quella volta in cui avete vissuto un’esperienza di accoglienza pessima… Tutti ne abbiamo una!

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