Quanto la figura dell’assistente è stata fondamentale per i CEO durante questa crisi

Jan Jones, speaker e presidente della Jan Jones Worldwide Speakers Bureau, racconta a ChiefExecutive.net la funzione centrale dell’assistente in una azienda riportando alcune testimonianze dirette.. Vediamole insieme!

Se mai ci fosse un momento in cui i dirigenti devono fare appello al pieno complemento delle competenze dei loro assistenti e utilizzarle al meglio, ora sarebbe sicuramente quel momento.

Con il mondo bloccato dal Covid-19 e le aziende che cercano di sopravvivere tra interruzioni senza precedenti, numerosi dirigenti si sono mostrati grati per i servizi svolti dai loro tenaci assistenti. Essi non solo sono stati fondamentali per mantenere i loro dirigenti in carreggiata, ma per mettere in pratica quotidianamente un ruolo in cui sono ambasciatori del dirigente, la loro “faccia” e “voce” per il mondo.

Un buon Executive Assistant (EA) agisce in linea con la visione, gli obiettivi, le priorità e valori del proprio dirigente. E’ l’obiettivo stesso di ogni dirigente. Una assistente non può essere considerata come un lusso riservato a pochi fortunati: è una risorsa vitale e una necessità assoluta se si prende sul serio la propria attività. Ogni assistente d’esperienza sa che, per lo più, il suo ruolo è quello di “restituire tempo” al proprio dirigente. Per poterlo metter in pratica in modo efficace, il dirigente deve condividere le sue priorità e i suoi obiettivi. In tal modo, l’assistente si impegna a garantire che l’operato del proprio dirigente proceda nel modo più efficace. Spesso nei corridoi di una azienda la frase più sentita è: “vivo secondo il mio calendario. Se non è nel mio calendario, non lo faccio”. Per questo motivo un buon assistente deve conoscere al 100% le priorità del dirigente.

Mentre le aziende di tutto il mondo si adattano al nuovo status di Work From Home (WFH), gli assistenti utilizzano la tecnologia e l’empatia come principali strumenti di comunicazione. Stanno fungendo da condotto: mantengono i loro amministratori delegati in contatto con i team e organizzano briefing giornalieri tramite Zoom, Microsoft Teams e altre piattaforme.

Dorothy Connell, EA del CEO di Agilent Technologies, intervistata afferma che:

“Mike [McMullen] e io comunichiamo regolarmente tramite e-mail, messaggi di testo e riunioni WebEx. Dal momento che entrambi lavoriamo in remoto, le nostre interazioni sono ora molto pianificate anziché spontanee. Si affida a me più che mai per leggere in modo proattivo i suoi messaggi, inoltrarli alle persone appropriate e ricordargli le scadenze dei propri articoli di azione. Abbiamo annullato tutti i viaggi di Mike per il resto dell’anno e mi ha affidato un ruolo più importante nella creazione di riunioni virtuali con i suoi clienti chiave. Mike invia messaggi video settimanali da casa sua a tutti i dipendenti che rassicurano sulla sicurezza del nostro lavoro, sulle vittorie dei clienti, sullo stato dell’azienda e su un calendario per il rientro in azienda. Mi incoraggia ad essere un ulteriore ponte di comunicazione fra l’assistenza esecutiva e quella amministrativa in modo da rimanere in contatto come una squadra.”

Allo stesso modo Janet King (EA per Rusty Keeley, CEO di L. Keeley Construction) ha affermato che, poiché Rusty viaggia molto, all’inizio del suo mandato ha avviato i processi di comunicazione che li hanno preparati per la transizione nell’odierno ambiente WFH (Work From Home). Di conseguenza, il suo ruolo con Rusty non è cambiato molto durante WFH, ma ciò che è mutato è il suo modo di comunicare con lo staff con cui ha settimanalmente chiamate per assicurarsi che tutti stiano bene, mantenendo l’equilibrio tra lavoro e vita privata e offrendo l’aiuto dell’azienda se qualcuno ne ha bisogno. Come parte delle iniziative di beneficenza in corso della società, all’inizio di questo mese Janet ha organizzato un evento con la St. Louis Urban League e le imprese locali per organizzare iniziative alimentari benefiche. L’evento ha avuto un tale successo (raccogliendo $ 500.000) tanto da organizzarne altri 4 nel mese di maggio.

Nikki Edwards è assistente esecutivo di Simon Segars, CEO di ARM Holdings. Inizialmente, i due erano convinti che sarebbero tornati in ufficio entro poche settimane quindi hanno concordato di mantenere flessibile il programma, il che significava che la comunicazione tra di loro era ad hoc. Tuttavia, quando si resero conto che sarebbero rimasti a casa per il prossimo futuro, gli incontri iniziarono ad accumularsi e Simon divenne più impegnato che mai. Dovettero cambiare il loro approccio e organizzare incontri individuali uno ad uno.

Nikki aggiunge:

“Quando il Covid-19 è stato dichiarato pandemia mondiale, abbiamo avuto un diluvio di richieste di incontro per Simon da vari gruppi industriali per condividere informazioni sull’approccio organizzativo, le sfide e le migliori pratiche. Simon scelse riunioni specifiche che gli parevano più utili, ma a volte semplicemente non riusciva a partecipare. L’ho colta come un’opportunità per intervenire e aumentare di livello la mia abilità. Ho partecipato io alle riunioni e ho preso molti appunti che ho fornito a Simon. Li ha trovati estremamente utili. Sono stato in grado di fornirgli importanti nuove idee sull’economia globale e su come le imprese stavano reagendo. Come assistente esecutivo, questi sono i tipi di azioni che forniscono ai nostri dirigenti informazioni tangibili per prendere decisioni. In assenza di viaggi e altri tipici doveri, dobbiamo cercare altri modi per aggiungere valore a coloro che sosteniamo. “

Meg Florence, ex assistente della supermodella Cindy Crawford, consiglia di esser sempre sincronizzati tra figure, di pianificare chiamate quotidiane al mattino o a fine giornata per rivedere tutti gli articoli completati e in sospeso e per assicurarti di rimanere comunicativo.

Durante il blocco globale gli assistenti dunque si sono dimostrati attivi e intraprendenti, non ai margini. In Gran Bretagna stanno insistendo (sì, insistendo) affichè i loro dirigenti si attengano ai loro consueti protocolli di incontri one-to-one tramite Zoom o Skype, in modo da rimanere in contatto. Gli incontri quotidiani sono fondamentali perché gli assistenti non possono catturare i dirigenti al volo come potrebbero fare in ufficio. Zoom e Microsoft Teams sono le piattaforme più utilizzate e vi è una grande spinta da parte delle principali società britanniche blue chip per garantire che i dipendenti possano utilizzare queste piattaforme di comunicazione al massimo del vantaggio.

Un altro campo che ha risentito fortemente della crisi dovuta all’emergenza coronavirus è stata l’industria dei viaggi. Al momento non ci sono ancora dirigenti in volo e tutti seguono politiche che limitano i viaggi, basate su regole di quarantena globali. Con i ricavi bloccati che portano l’industria dei viaggi vicino a un punto morto, l’assistente esecutivo Ratna Sreerangam di MakeMyTrip.com ha chiesto al suo CEO di consentirgli di attuare un’iniziativa di servizio clienti per coloro che stavano lottando per ottenere rimborsi delle compagnie aeree. Inizialmente, il suo capo ha detto di no, ma Ratna lo ha convinto e riunendo una squadra è riuscito a negoziare concessioni con compagnie aeree e altri fornitori per ottenere una risoluzione per i loro clienti, proponendo volontariamente una riduzione del proprio stipendio e cercando opportunità per lanciare nuovi prodotti quando l’azienda tornerà a operare nuovamente. Quale CEO non darebbe il benvenuto a un assistente che dimostri tale iniziativa e passione per il lavoro?

Tutte queste testimonianze mostrano assistenti che hanno il coraggio e la fiducia di svolgere autonomamente compiti perché sono totalmente a punto con i loro dirigenti e sono luminari nell’anticipare le loro esigenze. Intervengono con fiducia per i loro dirigenti con un senso di certezza sviluppato molto prima di un colpo di crisi. Senza dubbio, per raggiungere questo livello di certezza nel soddisfare le esigenze del proprio dirigente, spetta al dirigente comunicare senza sosta. Aiuta sempre il tuo assistente a capire a cosa stai puntando e perché. Questo rende il lavoro gratificante per il tuo assistente ed efficace per l’azienda. Massimizzate il tempo e godrete una giornata lavorativa relativamente regolare nonostante l’attuale interruzione. Buona anticipazione, comunicazione efficace, processo decisionale, pensiero critico, intraprendenza e responsabilità e infine capacità amministrative… vi renderanno l’assistente vincente!