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Project e time management: l'esperienza di Beatrice

Project e time management: l’esperienza di Beatrice

Trasformare i task in progetti più semplici da gestire è possibile! Mettiamo in pratica le regole del time & project management, come ha fatto Beatrice.

Quando ho avuto l’opportunità di frequentare il corso The Effective Manager Assistant, sono rimasta impressionata dalla qualità e dai concetti sorprendenti che mi ha trasmesso.

Una volta a casa, mi sono chiesta cosa volevo farne delle nozioni di project /time management apprese. Potevo veramente usarle e farle mie? E come? Stava solo a me scegliere se dare un continuum, un senso, a ciò che avevo imparato o se sprecare l’occasione. La risposta è arrivata l’indomani mattina in azienda.

Innanzitutto, ho cominciato a concepire tutti i miei task lavorativi come un progetto, dunque a scomporli in diverse singole fasi.
In questo modo, ho iniziato a vederli non più come il grande (a volte preoccupante) task finale da portare subito a termine, quanto ad un insieme di piccoli passaggi, più facili ed immediati da espletare e che naturalmente mi portavano, con precisione ed organizzazione, ai successivi da eseguire. Ho notato benefici in termini non solo lavorativi, ma anche, diciamocelo, emotivi.

Di lì a qualche mese ci sarebbe stato l’Off Site di tutta l’area per cui lavoro e, capite bene, realizzarlo occupandosi di tutto e tutti (140 persone circa), era un task ambizioso, se non importante.
Scomposi, pertanto, il progetto in fasi:

  • Location: dapprima, ho individuato la più adatta e l’ho fatta approvare;
  • Partecipanti: ho convocato le persone, inoltrando il Save the Date e registrando le conferme;
  • A seguire, i contenuti: stesura dell’agenda e definizione degli argomenti;
  • Gestione dei fornitori: analisi e validazione dei servizi di supporto impiantistico-informatico, intrattenimento formativo, catering
  • Debrief e pagamenti vari.

Naturalmente, in tutto ciò, non ho mai scordato l’importanza fondamentale del tempo.
Dal corso infatti ho imparato a concepirlo e ad utilizzarlo come una risorsa a disposizione ma, proprio in quanto tale, soggetta, come tutte le altre, ad esaurimento. Diventava, ed è diventato oramai fondamentale per me, preservarlo.

Innanzitutto, cerco di guadagnare un “vantaggio” sugli altri, arrivando prima la mattina al lavoro: alle 8.30 e non alle 9 quando la giornata inizia per tutti. In questi 30 minuti, la organizzo, cercando di farmi orientare subito dalle priorità, per capire “dove andare a parare” ed organizzarmi il lavoro. Oppure ottimizzo, riempiendo quella preziosa mezz’ora con delle attività che, nel corso pieno della giornata, non farei: note spesa, inserimento BV ecc…

Dunque mi trovo il tempo, cerco di evitare che mi sfugga, dividendolo in box, ognuno riempito con un determinato task.
Mi muovo su questa variabile cercando di evitarne gli sprechi: individuandoli, per scartarli e rimanere focused sul TO DO.

Un altro segreto è anche la delivery dell’indicazione/direttiva/task del responsabile: quanto prima consegno quell’indicazione (quindi abbatto i tempi) tanto prima, pianifico, faccio, agisco. In questo modo, ho la situazione sotto controllo ed evito situazioni critiche e di urgenza.

Se volete scoprire i segreti del project e time management vi aspettiamo alla nuova edizione di The Effective Manager Assistant!