Project & time management tramite tool

Abbiamo tutti dei progetti, che siano personali o di lavoro. E ogni progetto richiede tempo, impegno e organizzazione per essere portato a termine con successo.

Ecco perché, per me, avere competenze di project management e di time management è fondamentale, non solo per il lavoro, ma anche nella vita privata.

Un buon project e time management ci permette di inquadrare l’obiettivo, metterlo a fuoco e ottenere quello che vogliamo, nel minor tempo possibile. Ma non solo: ci permette anche di trovare il tempo per occuparci di altro – famiglia, hobby, passioni, e così via.

Ma facciamo un passo indietro: cosa sono il project management e il time management?

Project Management e Time Management: cosa sono

Il project management è l’applicazione di strumenti, tecnologie e processi per pianificare e portare avanti un progetto.

Qualsiasi sia il progetto di cui ci stiamo occupando, le fasi sono sempre queste:

• Avvio del progetto
• Pianificare, pianificare e pianificare!
• Esecuzione
• Monitoraggio e controllo
• Chiusura del progetto

Ogni fase prevede task e attività necessarie a raggiungere l’obiettivo finale del progetto.

Il time management invece è il modo in cui organizziamo e pianifichiamo il tempo che dedichiamo alla varie attività.

È facile intuire che project e time management sono necessari per dare priorità ai vari task e raggiungere i propri obiettivi nel più breve tempo possibile.

I punti critici del time e project management? Avere costanza e metodo!

Per fortuna, però, oggi possiamo contare sull’aiuto di alcuni strumenti.

Tool per il time e project management

Fino a qualche anno fa, pianificare un progetto e allinearsi con eventuali collaboratori era un’impresa non poco ardua. Ci si muniva di agende, fogli, foglietti, telefonate e tanta pazienza e tutto andava, necessariamente, a rilento.

Oggi, nell’era digitale, abbiamo la possibilità di sfruttare applicazioni che non solo ci fanno risparmiare tempo: ci agevolano le comunicazioni e ci permettono di avere sotto controllo tutto con un solo sguardo.

I tool per il project management sono tantissimi, molti gratuiti. In particolare però, la mia preferenza ricade indubbiamente su uno, anzi, su due: Trello e Google Calendar.

Trello e Calendar: tutto ciò di cui hai bisogno – o quasi – per il project management

Trello è uno strumento molto semplice da utilizzare ma che ti permette di gestire al meglio i tuoi progetti personali e non.

Le componenti base di Trello sono:

• la lavagna
• le liste
• le card

La lavagna rappresenta il progetto stesso e attraverso le liste e le card, puoi avere sempre a vista lo stato di avanzamento dei tuoi task.

In particolare, all’interno delle card puoi fare moltissime operazioni. Ad esempio? Puoi postare commenti, aggiungere checklist, etichette e scadenze; puoi caricare file da Drive, dal tuo computer, da Dropbox, etc. e molto altro ancora. E, non temere, le notifiche faranno in modo che tu non ti perda nulla.

Trello è perfetto anche per progetti condivisi: ti basterà condividere la bacheca o le bacheche di lavoro con altre persone o con il tuo team di lavoro.

Come abbiamo detto poco fa, Trello lavora in sincronia anche con altre applicazioni (Dropbox, Google suite, Slack, etc.) e, a mio avviso, per non dimenticare date importanti e scadenze è fondamentale avvalersi di Google Calendar.

Calendar di Google è una vera e propria agenda digitale gratuita dove puoi segnare i tuoi appuntamenti e le tue scadenze, ma non solo. Ti permette anche di condividere il tuo calendario con le tue collaboratrici e i tuoi collaboratori e di assegnare colori diversi per ogni appuntamento (utile per capire a colpo d’occhio la natura di quell’evento o appuntamento).

Altri tool per il time e project management

Trello è sicuramente il mio tool preferito quando parliamo di project management, tuttavia, ci sono altre applicazioni che possono tornarti utili.

Ecco alcuni strumenti che possono aiutarti per il tuo time e project management:

• Asana: uno dei tool più utilizzati per il project management. Ti permette di creare, condividere, e tenere sempre sotto controllo i tuoi progetti.
• Wethod: uno strumento di project management particolarmente adatto a gruppi di persone e team che devono organizzare al meglio tempo e risorse.
• Toggl: uno strumento utilissimo per tenere traccia del tempo trascorso su ogni attività. Il primo passo per ottimizzare il nostro tempo è quello di individuare dove lo trascorriamo!

Se questo articolo ti è piaciuto, ti consigliamo di dare un’occhiata al webinar “Trello for Assistant” a questo link. Le iscrizioni sono aperte!