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Professione Assistenti di direzione

Presentazioni business per assistenti

Presentazioni business: the new era

Saper creare presentazioni chiare ed incisive è una competenza fondamentale per un’assistente. Perché? Lo spiega il docente internazionale Phil Taylor.

Quali sono le ragioni per cui un’executive assistant dovrebbe scegliere di seguire un corso per implementare le proprie capacità professionali di presentazione?

Più di 30 anni di lavoro in Italia mi hanno consentito di entrare in contatto con molte di queste figure professionali, che sono assolutamente essenziali all’interno di ogni realtà aziendale.

Inoltre, avendo ricoperto per diverse volte posizioni come CEO negli anni ’90 e 2000, mi sono reso conto che questo ruolo è a dir poco fondamentale e critico per il raggiungimento di ambiziosi obiettivi aziendali e per le storie imprenditoriali di successo alle quali siamo sempre tutti molto orgogliosi di partecipare.

Per analizzare nel dettaglio l’importanza del compito svolto da un’executive assistant è necessario andare con ordine e partire da alcuni precisi e chiari punti chiave:

–  Il CEO è di solito una persona molto occupata e l’assistente ha spesso a disposizione solo pochi minuti per organizzare, se non addirittura fare in prima persona, una presentazione ad un gruppo ristretto (o in certi casi anche abbastanza ampio) prima che un meeting finisca. In questi casi l’imperativo è essere incisivi e veicolare messaggi chiari, comprensibili ed immediati. Il CEO infatti potrebbe non avere il tempo di assemblare da sé la struttura, la ricerca preliminare e soprattutto i supporti visivi per produrre una presentazione al passo con i tempi, memorabile ed incisiva. In queste occasioni, l’aiuto competente di un’assistente risulterà essenziale. Nulla può essere lasciato al caso, tutto deve essere magistralmente organizzato dalla scelta dei caratteri, dei colori, fino alle immagini e dati utilizzati.

Spesso infatti davanti a presentazioni non ben eseguite, uno dei grandi inconvenienti nel quale si può incorrere è quello da parte del CEO di dare la colpa a qualcun altro per una serie di immagini non adeguate o per dati non ben verificati. Ho avuto molte occasioni, spesso anche divertenti, di assistere a discussioni faccia a faccia tra direttori e colleghi o altri direttori, ricavandone la netta impressione che questi ultimi non credessero affatto che il modello di presentazione fosse in quel caso “scarso” ma che quello fosse invece un chiaro esempio di una cattiva pratica di comunicazione.

–  L’assistente in molte compagnie è molto di più che un semplice collaboratore nella gestione degli affari. È quindi opportuno che venga valorizzato coinvolgendolo in prima persona, ad esempio nel divulgare informazioni, procedure e messaggi fungendo da vero e proprio canale di efficace disseminazione delle direttive del CEO ed attuando il necessario coordinamento che ne consegue.

Se il CEO è assente e un messaggio di critica importanza viene comunicato per email, sappiamo bene i grandi rischi che questo può comportare. L’email è uno strumento terribilmente debole per molti scopi, sia perché viene usato troppo frequentemente sia per l’eccesso di colleghi al quale viene inviato in copia.

Questo tipo di inconveniente è ormai ben conosciuto in molte grandi compagnie ed ecco allora che torna in primo piano la necessità di essere in grado di realizzare brevi, intelligenti ed al limite anche virali business presentations.

–  Sempre più spesso, le presentazioni sono fatte in conferences call tramite collegamenti remoti che coinvolgono colleghi in diverse parti del mondo ma l’efficacia generale di questa modalità di presentazione è spesso al di sotto di uno standard accettabile.

Essere in grado di organizzare una conference call tramite multisiti Webbex è un’abilità indispensabile per un’assistente nel suo duplice ruolo di “produttore” e “direttore” del sistema.

–  L’audience di una presentazione è sempre più spesso di tipo internazionale. Per questa ragione è quindi indispensabile essere in grado di variare la struttura, il particolare flavour, nonché il timing ed il tono della presentazione e tutti gli altri indispensabili meccanismi e fattori che possano assicurare che venga raggiunto un risultato comunicativo corretto e incisivo.

In Italia noi siamo abituati, anche se in modo non del tutto consapevole, a replicare nelle presentazioni l’atteggiamento di un maestro o un professore verso degli scolari o degli studenti. Questo non può essere certamente il corretto modo di condurre una business presentation.

Posso ora personalmente testimoniare che questo tipo di atteggiamento può essere modificato partecipando a corsi di presentazione finalizzati ad ottenere questo risultato. Ho infatti recentemente organizzato corsi seguiti da molti professionisti che sono stati in grado di modificare questo atteggiamento, rendere più attuali le loro presentazioni e ripensare il proprio stile comunicativo fino ad allora utilizzato. L’acquisizione della capacità di costruire presentazioni efficaci, non dispersive e che lascino una duratura ed incisiva traccia nell’audience, diventa sempre più importante in un mondo veloce come quello attuale, nel quale la curva di concentrazione di chi assiste ad una presentazione diventa sempre più breve temporalmente parlando e nel quale l’audience vuole sempre più essere co-protagonista e non semplice spettatore passivo delle informazioni e dei concetti che il presentatore riesce a trasmettere.

Se volete sviluppare queste competenze vi aspetto con tante esercitazioni pratiche e lavori di gruppo alla seconda edizione del corso Communication Trends & Presentation!

 

Phil-TaylorPhil Taylor

Nato a Bradford (UK), laureato in Business Management presso l’Università di Cambridge, in 30 anni di lavoro in Italia ha sviluppato numerosi progetti erogati in lingua inglese e italiana, finalizzati a potenziare la comunicazione Aziendale. Collabora con alcuni grandi brand internazionali ed è attualmente impegnato nello sviluppo di due reti di imprese. Ha erogato i suoi servizi in cinque continenti diversi.

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