Outlook Calendar: l’alleato di Lucia

La funzione Calendar di Outlook è molto utile per gli assistenti, lo sa bene Lucia che lo utilizza ogni giorno. Qui ci svela i suoi trucchi!

Quante sane emozioni muove in noi l’Outlook Calendar!

Io lo adoro perché si utilizza facilmente e ci permette di inserire un appuntamento quando ancora siamo al telefono con l’altra assistente. Come? Semplice: si va su agenda, si fa click sul pulsante destro del mouse sull’orario richiesto, si mette l’oggetto, si aggiorna data e ora, si inserisce il luogo dell’incontro e si invia ai partecipanti.

Solo chi ha inviato l’appuntamento lo può modificare perciò se intervenite, verificate che gli invii siano sempre aggiornati. Io lo faccio ogni pomeriggio per il giorno successivo.
Fin qui facile, direi.

Bisogna fare molta attenzione quando tra gli invitati c’è un esterno: va sempre verificato che nel corpo dell’invito non ci siano commenti. Ad esempio “ristorante da prenotare, non giapponese, troppo caro!” oppure “incontro breve perché seguito da incontro con società concorrente”.

Ecco perché io non metto mai l’ospite tra gli invitati, a meno che sia lui stesso o la sua assistente a chiedermelo. Attenzione anche quando si cancellano i doppioni di riunioni: magari l’avete inserito la prima volta come promemoria e la seconda volta come conferma con i dettagli. I capi vedono una cancellazione, pensano che l’incontro sia cancellato e non ci vanno.

Maggiore livello di attenzione va posto quando si organizzano le Conference Calls: dovete inserire i numeri da chiamare dopo aver verificato in quale paese si trovano i partecipanti. Occhio all’orario! Non tutti i calendari si aggiornano automaticamente sul telefono quando il capo è all’estero. Scrivete nell’oggetto o nel luogo l’orario previsto, per esempio 10.00 am New York time // 5.00 pm CET.

Non dimenticate di dare al mediatore il PIN per aprire la Conference e, possibilmente, non inseritelo nel Calendar della Call perché potrebbe essere riutilizzato per fini non previsti. Io lo metto nel Calendar del mediatore, in maiuscolo così lo vede.
Anche se, si sa, il PIN è sempre lo stesso, ma i nostri capi hanno ben altri numeri a cui pensare!

E, a proposito delle emozioni a cui accennavo, per evitare di svegliarvi nel cuore della notte pensando “ho inviato l’appuntamento per la call?”, mandate gli appuntamenti dal vostro Calendar; se invece lo fanno altre persone, copiate l’appuntamento nel vostro Calendar, così avete tutto sotto controllo.