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Come organizzare un ufficio efficiente in casa in 7 mosse

Al via la rubrica “Mini pillole ai tempi del Coronavirus” della nostra RBA Samanta Dal Pane! Ecco come le Assistenti della community ci aiuteranno a trovare spunti creativi da attuare in casa per migliorare le nostre giornate lavorative in Smart Working.

La prima collega a rispondere alla “chiamata” è stata Roberta Cattani: per molti anni co-regional alla guida del gruppo di Secretary.it Emilia Romagna, dopo avere lavorato per 30 anni come Assistente di Direzione ha deciso di trasformare la passione per l’home staging in una professione vera e propria. In questa sede, Roberta ci parlerà di come organizzare un ufficio domestico super efficiente in sole 7 mosse, anche in mancanza di grandi spazi. Ma lasciamo la parola a Roberta!

Ho provato in prima persona il disagio di lavorare da casa, dopo oltre 30 anni di ufficio, di perfetta organizzazione dell’archivio, di un posto per ogni cosa, di possesso esclusivo del Pc, del telefono, e della possibilità di chiudere la porta. Nonostante mia figlia sia maggiorenne e mio marito stia fuori di casa dalle 08.00 alle 18.30, quando ho lasciato la mia vita in ufficio, mi sono trovata un po’ spiazzata.

La disorganizzazione ed il disordine mi rubavano tempo e concentrazione, incidevano negativamente sulla qualità del mio lavoro, lasciandomi frustrata ed insoddisfatta. Capisco, quindi, le difficoltà di chi è recluso entro le mura domestiche con l’intera famiglia: lo spazio è poco, i bimbi giocano, guardano la tv, seguono lezioni da remoto, disegnano, fanno merenda, insomma la convivenza è difficile. Ma non dobbiamo scoraggiarci, e una migliore organizzazione può servire anche quando usciremo da questa situazione: servirà a noi – e ai nostri figli – per prendere delle buone abitudini.

Iniziamo dalle basi: avete individuato un buono spazio per ricavarvi il vostro ufficio domestico? Non avete alternativa e dovete utilizzare a turno il tavolo in sala o in cucina? Nessun problema, completando questi pochi passi potrete organizzarvi al meglio e vivere serenamente questo momento.

Per prima cosa, pensate al posto da dove state lavorando. E’ invaso da fogli, appunti, quaderni di scuola, cavi sparsi su tutto il pavimento, giocattoli, scarpe, avanzi di merendine, pennarelli? Non so voi, ma tutto ciò su di me ha effetti nefasti, mi deconcentra al massimo e mi spinge a preferire di guardare un film in TV, piuttosto che lavorare!

La prima cosa da fare, quindi, è quella di pulire tutto e ripartire da zero, qualsiasi sia lo spazio che possiate utilizzare o con quante persone lo dobbiate condividere.

Ecco i 7 consigli per rendere il vostro ufficio casalingo super produttivo:

  • Utilizzate lo spazio per una attività alla volta: quando si mangia, non tenete sul tavolo nulla che si possa sporcare, ungere o che possa cadere. Viceversa, quando lavorate, il tavolo deve essere pulito e libero da ogni altro oggetto che vi possa distrarre. Il segreto è prendersi 3-5 minuti al termine di ogni attività per riporre tutto in ordine. Anche psicologicamente ci aiuta a dare ritmo alla giornata e a “staccare”. Questo vale anche per i bambini, che devono seguire delle buone pratiche per collaborare ad una serena convivenza.
  • Un posto per ogni cosa e ogni cosa al suo posto. Ormai il vecchio adagio dovrebbe essere assimilato, ma bisogna che in famiglia tutti lo rispettino e che sia un valore condiviso; diversamente si rischia di correre dietro a tutti per sistemare un po’ qui e un po’ là. Coinvolgete per primo il vostro compagno/marito: l’esempio degli adulti fa miracoli sui bambini!
  • Agenda delle priorità: Siete delle maghe a gestire le agende dei vostri capi? Con un po’ di flessibilità riuscirete a sistemare le lezioni dei bambini, le vostre necessità di telelavoro e i momenti di svago organizzando tutto su un calendario – magari cartaceo – da disegnare coi vostri figli, ognuno con le proprie esigenze, in modo da definire bene gli ambiti ed i confini nel rispetto di tutti. Fate insieme una scaletta giornaliera dove ci sia spazio per tutto/tutti e seguitela (o almeno provateci).
  • Seguite la regola dei 3 minuti. Se un’attività vi prende meno di 3 minuti fatela subito, così non dovrete perdere ulteriore tempo in un secondo momento. Datevi, però, delle priorità, così da non perdervi dietro ad inezie.
  • Quando prendete in mano un lavoro, finitelo. Questo suggerimento va di conseguenza con quanto sopra, e se dovrete intraprendere altre azioni per quel progetto in futuro, calendarizzatele, così non ve ne dimenticherete.
  • Create delle cartelle e scriveteci sopra cosa c’è dentro. Se non ne avete in casa, createne alcune con della carta colorata, fogli da stampante e una graffetta o elastico. Sarà più facile tenere insieme i materiali di ogni singolo progetto.
  • Tutti i cavi di ricarica devono essere usufruibili e ben posizionati nella stanza in cui vi servono. Vi è mai capitato di lavorare mentre il portatile si sta scaricando o col telefono quasi morto? Che stress! Chi ha voglia di alzarsi, cercare il cavo o la prolunga, perdere la concentrazione o parte del webinar perché la tecnologia non aiuta? Cercate di essere la migliore assistente di voi stesse e preparatevi tutto il materiale prima di iniziare. E riponetelo quando è ora.

Se metterete in pratica questi 7 semplici consigli, potrete organizzarvi al meglio e procedere più serenamente. Una diversa organizzazione del vostro ufficio da casa vi aiuterà a sentirvi meno stressate, a risparmiare tempo, e a rendere la vostra attività lavorativa più efficiente, così da liberare tempo per la famiglia, le vostre passioni e qualche webinar che vi interessa seguire. Mi raccomando, cominciate subito e fatemi sapere!

Buon lavoro a tutte!