Le segreterie si autovalutano e riorganizzano

FORMAZIONE PER SEGRETERIE: LA TESTIMONIANZA DI ENEL NELL’ULTIMO ANNO E MEZZO

Tutto è nato in uno dei nostri ultimi caffè con gli Hr. Mara ha partecipato insieme a colleghe delle segreterie e del team HR e ci ha portato una bellissima testimonianza che vogliamo condividere con voi. Il cambiamento parte dal coinvolgimento delle persone e questo ultimo periodo in particolare, ha favorito davvero una riflessione e mappatura delle nostre competenze e motivazioni. E di mettere a frutto un piano di azione! Ecco a voi la testimonianza di Mara.

Lavoro nella mia attuale azienda da 16 anni ormai (Enel n.d.a.) e posso fortunatamente dire che c’è sempre stata una certa attenzione al ruolo delle segretarie e delle assistenti e, conseguentemente, alla loro formazione e sviluppo, anche in tempi in cui questo non era affatto così scontato.

Per motivi fisiologici legati a tutte le realtà aziendali, negli anni la popolazione delle segreterie di direzione si è molto diversificata: pensionamenti, assunzioni avvenute in tempi diversi, riorganizzazione interna, evoluzione del ruolo, cambio mansione. E’ quindi emersa la necessità di delineare con tratto più nitido il nuovo profilo del ruolo in azienda e anche di riorganizzare di conseguenza un appropriato progetto di sviluppo formativo.

Partendo dall’ approccio “IL CLIENTE AL CENTRO”, per conoscere e rispondere a tutte le diverse esigenze, abbiamo pensato che sarebbe stato più efficace rivolgerci direttamente alle nostre “clienti” del caso e porre loro le relative domande: chi è ora l’assistente? Cosa fa nella giornata lavorativa tipo? Di cosa ha bisogno per poter lavorare efficacemente? Cosa desidererebbe approfondire? I responsabili, a loro volta, cosa sanno veramente rispetto al lavoro che viene svolto al di là delle loro scrivanie?

E’ venuta così l’idea di una SURVEY interna che è stata poi indirizzata a 123 Segretarie + 112 relativi responsabili (perimetro Italia), in una sorta di intervista doppia anonima che ci ha permesso di confrontare le due facce della medaglia (ottobre 2019).

Le domande della survey, ideate dal team del nostro Development & Training interno insieme ad un piccolo gruppo di assistenti, abbracciavano entrambi gli universi delle hard e soft skills delle segreterie, richiedendo in prima battuta una sorta di autovalutazione su vari aspetti (domande con scala di autovalutazione, appunto) e poi offrendo la possibilità di poter esprimere dei desiderata (multiple choice) in termini di coinvolgimento nel business e di sviluppo formativo, proprio partendo dalla consapevolezza emersa durante la parte autovalutativa del sondaggio. In ultimo, ma non ultimo, con delle domande aperte vi era la possibilità di esprimere commenti e suggerimenti.

La campagna ha ottenuto una redemption impressionante: ha infatti partecipato ben il 99,2 % delle assistenti e il 81,3 % dei responsabili delle segreterie (tra cui il nostro AD e Presidente).

Una volta raccolti tutti i dati della survey (dicembre 2019), un gruppo campione di assistenti provenienti da diverse aree è stato invitato ad una giornata di workshop (febbraio 2020) con i colleghi dell’area Development & Training. Un interessante appuntamento per riflettere insieme sui risvolti dei risultati emersi, sugli strumenti da approfondire e/o implementare, sulle leve motivazionali e su un utile piano di sviluppo che abbracciasse, in maniera più personalizzata possibile, tutte le professioniste coinvolte, junior e senior.

Posso dire che è stata per noi tutte una stimolante occasione di confronto fra varie esperienze e testimonianze, nonché un prezioso e costruttivo momento di dialogo diretto con il nostro HR.

I lavori della giornata si sono svolti in un’ottica di co-design e quindi, divise in sottogruppi, abbiamo potuto ideare in maniera strutturata (da vere project manager!) delle iniziative da mettere concretamente in campo per soddisfare le esigenze emerse.

Con il fine di ottenere una uniforme e condivisa formazione, comprendente anche la conoscenza di vari tool, abbiamo potuto indicare delle specifiche aree di interesse, sulla base delle quali il Development ha progettato un piano di sviluppo e formazione per il nostro target che comprende diversi aspetti: la formazione, il job shadowing e dei meeting cafè.

Abbiamo avuto la possibilità di cucire su di noi un percorso formativo personalizzato (ancora in svolgimento), iniziato, per coloro che non lo avevano seguito negli anni passati, con il corso “Self leadership ed assertività” per esplorare le proprie competenze e stili relazionali, e proseguito con la possibilità di scegliere diversi titoli da un catalogo tailor made per le assistant, ricco di proposte sia di ambito Hard skills che Soft skills, corsi in aula virtual, video pillole e corsi on line presenti sulla nostra piattaforma di learning eDucation. In questo modo ognuna di noi, in base un vero e proprio self assessment, ha composto e creato il proprio percorso.

Accogliendo uno dei tanti desiderata emersi durante il workshop, al termine di questo percorso formativo (tempo stimato: 1 anno e mezzo), tutte le assistenti potranno poi partecipare allo Job Shadowing*, programma attivo già da anni in Azienda ma al quale finora hanno potuto partecipare solo le segreterie più senior (*seguire un manager a scelta, tra quelli aderenti al programma, in ogni sua attività per un numero stabilito di giorni);

Gli ulteriori progetti che abbiamo proposto ed ideato in sede di workshop sono inoltre i seguenti:

Mentorship strutturata (e non “spontanea”) per le neo assunte, specie per coloro che si trovano ad operare in segreterie composte da 1 sola persona e che quindi non hanno nessuna collega senior a cui far riferimento;
Attivare ed estendere a tutte il programma di interscambio (Exchange Program), ovvero la possibilità di lavorare per un periodo di tempo predeterminato presso un’altra segreteria all’interno del Gruppo, in modo da approfondire la conoscenza delle varie aree, espandere il proprio networking, facilitare una sana contaminazione a più livelli. Questo programma, possibile anche tra sedi in Paesi diversi da quello di appartenenza, consentirebbe al contempo un proficuo scambio linguistico e culturale (nei progetti pilota realizzati in passato, per esempio, durante il periodo di permanenza si veniva inserite anche in corsi intensivi di lingua);
Creazione di un momento specifico di approfondimento / aggiornamento / networking.

Abbiamo così ideato i nostri “Meeting Cafè” che, causa covid, sono in realtà nati sin da subito in formato virtuale e che, a distanza di molti mesi, stanno continuando a riscuotere un grandissimo successo!

I meeting cafè (durata 1 ora) sono totalmente autogestiti e organizzati in via spontanea dalle segreterie: tutte possono suggerire temi, presentarsi come promotrici e/o, se desiderano, cimentarsi come speaker. Siamo partite prima di tutto delineando il format e redigendo un chiaro vademecum che ha compreso anche la creazione di dedicati Comitati Organizzativi. I Comitati, sempre su candidatura spontanea, passano il testimone ogni 2-3 mesi e – durante i propri mandati – sono incaricati di gestire il calendario degli incontri, determinare e scegliere i temi di interesse da presentare, individuare i relatori, definire e moderare lo svolgimento dell’incontro, raccogliere e riordinare le domande pre-post meeting, archiviare on line tutto il materiale insieme alla registrazione dell’evento, in modo che sia disponibile a tutte in qualsiasi momento.

(Farà particolarmente piacere sapere alla super Serena Agati che l’efficace strumento che stiamo utilizzando per portare avanti i ns meeting cafè è Microsoft Teams 😉!).

Oltre a questi splendidi risultati, il percorso intrapreso ci ha permesso di realizzare delle considerazioni non meno importanti:

Dalla survey doppia è emerso che la grande maggioranza dei capi in verità sa bene il lavoro che svolgiamo e ne riconosce l’importanza e la strategicità. Di altre cose non sanno, ma è proprio lì il valore aggiunto del nostro mestiere;
Non si deve mai smettere di voler crescere ed evolversi e, se non ci viene proposto, nulla ci vieta di proporlo noi;
Per fare questo ci vuole consapevolezza ed onestà intellettuale nel riconoscere i propri punti di forza, ma anche le proprie aree di miglioramento. Entrambi vanno comunque sempre presidiati;
Ad oggi la quasi totalità di noi partecipa agli staff meeting e – quando era ancora possibile – ai momenti di team building delle rispettive aree, sia nelle realtà più territoriali che in quelle più apicali come le segreterie di direzione. Come abbiamo ottenuto questo negli anni? Chiedendo.

E chi non aveva “osato” chiedere prima, ha trovato la forza e il modo efficace di farlo, non solo ispirandosi alle testimonianze di altre colleghe, ma anche applicando le metodologie giuste apprese proprio da corsi che stiamo ancora seguendo.

Sicuramente il fatto di lavorare in una grande azienda, con un AD e tanti responsabili illuminati ed un’area HR molto attenta al benessere dei dipendenti a 360°, ha facilitato nel tempo i risultati che abbiamo ottenuto.

Ad ogni modo, la vera cosa importante che dobbiamo sempre tener presente è che, sia per arrivare dove siamo già oggi che per proseguire verso dove vogliamo arrivare domani, si deve prima di tutto PARTIRE da un consapevole punto di inizio.