Secretary.it la community dedicata alle assistenti di direzione

Professione Assistenti di direzione

Istruzioni per un ufficio in ordine ed organizzato

Istruzioni per un ufficio in ordine ed organizzato

Come avere un ufficio organizzato e sempre in ordine? Linda, secretary blogger, vi dà le giuste direttive per rimettere “ogni cosa al proprio posto”.

Molti datori di lavoro non amano segretarie disordinate che danno l’impressione di inaffidabilità. Come biasimarli?
Secondo alcune statistiche chi lavora in un ambiente pulito e ordinato ha una maggiore produttività lavorativa. Mantenere un ufficio in ordine infatti produce molti vantaggi per l’efficienza lavorativa.

La regola fondamentale è “ogni cosa al proprio posto”. Cominciate con questi accorgimenti:

✔️ Liberatevi degli oggetti inutili e vecchi
✔️ Raggruppate i fogli sparsi – anche quelli a terra o sul davanzale della finestra!
✔️ Fate la raccolta differenziata e scrivete su ogni bidone dove va gettata la carta e la plastica
✔️ Dividete e organizzate l’archivio con un senso logico
✔️ Mettete ogni pratica al proprio posto: negli armadi, sugli scaffali o negli schedari
✔️ Riponete i piccoli oggetti di cancelleria negli appositi contenitori
✔️ Controllate le piante e buttate quelle moribonde
✔️ Eliminate la polvere nelle scaffalature
✔️ Profumate l’ambiente

Sono tutti escamotage che permettono di rendere lo spazio migliore. Vedrete che senza disordine anche i giorni più faticosi saranno meno pesanti!

Per curare ulteriormente il vostro ufficio, mettetevi nei panni di una persona che entra per la prima volta, osservate l’ambiente e percepite quale sensazione vi suscita.

L’ordine ha degli effetti positivi sul benessere fisico e psichico delle assistenti, oltre a ridurre lo stress all’interno della zona di lavoro, limitando anche le discussioni tra colleghe proprio a causa del caos. Un posto di lavoro ben ordinato e pulito favorisce la creatività e crea positività sia fisica che mentale.

Per far sì che questo funzioni, il segreto è l’organizzazione! È quindi doveroso impartire le regole direttive ed il lavoro da svolgere, in modo chiaro e preciso.

Sulla scrivania deve esserci solo il necessario. Massima pulizia e ordine.

Ottimi metodi per poter annotare rapidamente tutti i messaggi e le idee che ci vengono in mente nei momenti più inaspettati sono:

  • un notes sulla scrivania sempre accanto al telefono, insieme ad una matita o una biro;
  • un’agenda sempre aperta, in modo da poterla consultare quando si è al telefono per gli eventuali appuntamenti. Si consiglia sempre di scrivere con una matita per le probabili modifiche (un cambio d’orario e/o giorno di un appuntamento);
  • uno scadenzario e la pratica su cui si sta lavorando.

Insomma, l’ufficio rappresenta una zona di lavoro intricata, in cui è fondamentale avere una buona dose di pazienza, di flessibilità mentale e, in particolare, di savoir vivre (buona educazione) con tutti, sia colleghi che clienti.

Per altri consigli su come organizzare l’ufficio, vi aspetto sul mio nuovo blog Linda’s Notes!

Leave a Reply