Dieci consigli per organizzare il viaggio di lavoro perfetto

Pianificare viaggi di lavoro non è per niente semplice e l’inconveniente è sempre in agguato. Vi forniamo 10 consigli per organizzare il viaggio perfetto con il vostro capo!

Sono sempre di più le assistenti a cui viene chiesto di accompagnare il manager durante il viaggio di lavoro. Dovrete organizzare ogni singolo dettaglio e ciò farà crescere la paura di fare una brutta figura. Per questo motivo è necessario avere tutto sotto controllo. Se sperate di potervi fermare a visitare il posto e riposare un po’…beh mettetevi l’anima in pace perché dovrete considerarla una vera e propria giornata di lavoro!

Seguite questi 10 utili consigli pensati ad hoc per le assistenti che viaggiano e fatene tesoro.

Arrivate in aeroporto con largo anticipo e organizzate prima tutte le carte. Il vostro scopo durante il viaggio è quello di far filare tutto liscio e prendervi cura del vostro manager, quindi è bene essere preparate.
Siate molto cortesi con tutto lo staff che incontrate, non solo per educazione e rispetto, ma anche perché potreste aver bisogno del loro aiuto se ci dovessero essere problemi.
Come dicevamo non siete in vacanza! Viaggiare con il vostro capo non significa poter mettere da parte la gerarchia e trattarlo da amico. Comportatevi come se foste nel vostro ufficio.
Potreste non essere abituate a passare tanto tempo con il vostro manager perciò potrebbe esservi d’aiuto pensare ad alcuni spunti di conversazione. In questo modo riuscirete più facilmente a fare quattro chiacchiere.
Informatevi sul posto in cui state per andare. Se si tratta di un altro Paese potrebbe essere una buona idea controllare le loro tradizioni ed usanze e verificare che non vadano contro al vostro modo di vestire o di comportarsi. Se invece state per visitare un altro ufficio chiedete ai colleghi se c’è qualcosa che dovete sapere.
Ricordatevi che tutto ciò che riguarda il viaggio è compito vostro, perciò prendete le decisioni che ritenete più appropriate e che possano agevolare ogni momento spiacevole.
Per esempio, se dovete fare un viaggio a lunga distanza durante la notte su un volo in business class, non prenotate dei posti uno di fronte all’altro. Entrambi vorrete avere un po’ di privacy mentre provate a dormire.
Se il vostro capo tira immediatamente fuori il suo laptop sul treno o in aereo probabilmente anche voi dovreste lavorare un po’…tanto quanto desiderate dare un’occhiata all’intrattenimento in volo!
Ricordatevi di portare sempre una carta di credito oltre che molti contanti, in caso di bisogno. Se viaggiate frequentemente con il vostro capo sarà utile avere una carta di credito aziendale per le spese.
Tenetevi in contatto con l’ufficio. È meglio controllare ed essere sicure che tutto stia funzionando regolarmente per quando il capo rientrerà.
Siate molto collaborative, organizzate, prendete molti appunti e provate a massimizzare la produttività del vostro manager durante il viaggio.