Global Skills Matrix: la guida per la carriera di assistente

E’ il nostro momento, i tempi sono maturi per il

riconoscimento del ruolo di Assistente con la Global Skills Matrix 

3 febbraio – Una nuova occasione per presentare la Global Skills Matrix. Una nuova consapevolezza si è fatta spazio tra 90 partecipanti nel corso dello stimolante dibattito all’evento AHK Get-together Executive Assistant organizzato da AHK, Camera di Commercio Italo-Germanica con la collaborazione della nostra community. il 4° incontro per l’esattezza.

Relatrici e testimonial d’eccezione:

Sabrina Castellan, Training, Recruiting & Development Director Gruppo Bosch Italia,

Regula Honegger, Global Human Resources Business Partner Process Industries Division ABB Group

Simona Ciotti, Business Development HR Link e consulente di carriera Secretary.it

Vania Alessi, Co-Founder Secretary.it

Nella prima parte dell’incontro Vania Alessi ci ha illustrato i risultati delle due survey “Come è cambiato il nostro lavoro?” condotte da Secretary.it.

La prima nel maggio 2020, al termine del primo lockdown, un periodo in cui ci siamo dovuti tutti riadattare in modo molto veloce a una gestione completamente diversa dei processi di lavoro. La seconda un’indagine più recente  condotta a dicembre 2021

Ciò che oggi è sicuramente cambiato rispetto a due anni fa è il paradigma del nuovo modo di lavorare in “smart-working”, che ha portato con sé una prorompente diffusione del digitale nella nostra quotidianità, ma anche nel nostro pensiero, nel nostro modo di vivere, di lavorare, apprendere e relazionarci, dando vita a  nuove abitudini sociali, economiche, professionali e relazionali.

Un cambiamento ma che ha anche creato  nuove opportunità per la professione di Assistente, che in questo periodo di cambiamento ha dovuto acquisire nuove competenze: digital skills, project management e capacità di negoziazione, avendo al contempo l’opportunità di allenare molto e mettere a frutto le capacità organizzative e relazionali e il bagaglio di soft skills proprie del ruolo.

Questa situazione, che come risulta dal sondaggio ha in molti casi portato con sé anche numerose criticità legate a difficoltà nella gestione dei tempi e spazi di lavoro “ibrido” e all’organizzazione familiare, ad una scarsa comunicazione e motivazione derivanti dal mancato incontro fisico con i colleghi e a un senso di incertezza per il futuro, ci ha indotto a ragionare in modo profondo su questo cambio di paradigma e su noi stessi.

Come Community abbiamo molto riflettuto su questi temi, anche attraverso percorsi di consulenza filosofica tenuti dalla nostra RBA Sara Ferro che ci hanno permesso di riflettere sulla nostra modalità, sul nostro pensiero e sull’agire. E’ tempo di cambiamento, di conoscere le nuove tecnologie, di lavorare con una nuova apertura e di sviluppare competenze che non pensavamo di avere, è tempo di rimettersi in gioco.

E noi intendiamo partire proprio dai risultati della nostra survey e da questo cambio di paradigma nel mondo del lavoro per avviare una riflessione che porti a ripensare il futuro della professione di Assistente nell’ottica di un’evoluzione che passi da un ruolo concepito come LAVORO a un ruolo che contempli un vero e proprio PERCORSO DI CARRIERA.

Per fare questo ci viene incontro la Global Skills Matrix: un quadro di riferimento a livello internazionale, sviluppato dalla WAA – World Administrator Alliance, un’associazione di categoria che rappresenta associazioni e network di assistenti in tutto il mondo che ha come scopo quello di sviluppare e migliorare la professione e creare una comunità globale che lavori insieme a beneficio di tutti.

La  WAA ha mappato più di 160 differenti job titles nel mondo inerenti il ruolo di “Assistente e admin” a livello internazionale. Avere oggi tutti questi job titles non fornisce il giusto quadro globale, nè il valore della professionalità e delle opportunità di crescita di ogni individuo ma anche delle aziende/realtà impiegatizie è nemmeno delle società di ricerca e selezione . Pertanto la task force mondiale ha lavorato dal 2018 al 2021 per  poter creare dei cluster che sono stati classificati in cinque livelli

Qui trovate un supplemento speciale Supplement-Global-Skills-Matrix pubblicato da #ExecutiveSupportMagazine che vi sarà molto utile.

L’obiettivo della Global Skills Matrix, come cita Simona Ciotti, è quello di: “creare un quadro di riferimento per le assistenti che possa identificare dei livelli di seniority che rappresentano dei momenti di sviluppo professionale del ruolo di EA” e in questo la Global Skills Matrix ci da sicuramente l’opportunità di “percepire il ruolo come percorso di carriera e non solo come una mansione”, quindi non una scelta di ripiego, bensì un percorso professionale con un’identità forte.

Un approccio strutturato permette anche di pianificare dei momenti di crescita, di capire la performance, di associare livelli retributivi e KPIs, fare formazione in modo strutturato e avere una chiave di comprensione nei momenti di selezione e di role profiling.

Sabrina Castellan (Training, Recruiting & Development Director Gruppo Bosch Italia) ci ha illustrato come in Bosch coesistano tante interpretazioni del ruolo di assistente: alcune operative, altre viceversa assimilabili a ruoli manageriali. Castellan ha apprezzato la Global Skills Matrix che vede come “un importante strumento per allineare le attese del manager rispetto a quelle dell’assistente, per capire se il ruolo combacia, o anche semplicemente far riflettere il manager sulle potenzialità che il ruolo dell’assistente può dare nell’arricchire e contribuire al proprio lavoro” e anche fondamentale per ridisegnare il ruolo futuro di assistente che ha l’opportunità di diventare ancor più strategico riempiendo alcuni vuoti che questo modello ibrido sta lasciando, oppure di essere un po’ stritolato e rischiare di perdere potenza, laddove troppo legato ad aspetti organizzativi”.

Interessante l’intervento di Regula Honegger, Global Human Resources Business Partner Process Industries Division del Gruppo ABB  che ci ha descritto come nel Gruppo ABB siano previsti due differenti profili per il ruolo di Executive Assistant: uno che include posizioni Globali e di Gruppo, l’altro per posizioni di Paese e locali, entrambi suddivisi in quattro livelli, a seconda delle competenze e della seniority,  e correlati a politiche retributive e a un career path definibili attraverso KPIs di business e comportamentali e il sistema di valutazione delle prestazioni.
“La misurazione dei KPI ci consente di arrivare al raggiungimento dei nostri obiettivi; è importante avere la capacità di leggere i cambiamenti dell’organizzazione ed avere sempre un approccio curioso e proattivo e la disponibilità a formarsi ed apprendere nuove competenze” il suo prezioso suggerimento ai partecipanti.

Daniela Fasano (Role Brand Ambassador Secretary.it e CEO Assistant Bosch Italia)  è intervenuta riportando l’attenzione sui livelli della Global Skills Matrix, che ha definito “un grande strumento di valorizzazione di tutti quegli aspetti della professionalità che non vengono solitamente misurati”, precisando che l’obiettivo deve comunque essere quello di puntare alla massima professionalità all’interno di ogni livello, per poi eventualmente evolvere a un livello successivo. Ha inoltre riferito come uno dei temi più interessanti su cui si è riflettuto durante il  “Percorso  filosofico” organizzato da Secretary.it  sia stata l’importanza di esplicitare ciò che è implicito.

E in questo senso la GSM risulta proprio uno strumento attraverso il quale possono essere esplicitati tutta una serie di aspetti legati al ruolo di Assistente, che portano all’eccellenza attraverso i cinque livelli, o clusters.

Ilaria Castellazzi  ha riportato la sua esperienza relativamente a un tipo di matrice già utilizzata in modo strutturato all’interno dell’azienda multinazionale di cui fa parte. Interessante la sua testimonianza rispetto al confronto continuo all’interno della comunità internazionale di assistenti della sua azienda, che lavorano e si confrontano al fine di  valorizzare di concerto il ruolo di Executive Assistant. “Occorre lavorare per avere una matrice di questo tipo, i tempi sono maturi” sostiene Ilaria Castellazzi.

In che modo i manager sono consapevoli del valore del ruolo e in che misura sono portatori di un approccio basato su KPI?
La misurazione dei KPI ci consente di arrivare al raggiungimento dei nostri obiettivi; è importante avere la capacità di leggere i cambiamenti dell’organizzazione ed avere sempre un approccio curioso e proattivo e la disponibilità a formarsi ed apprendere nuove competenze. L’utilizzo della Global Skills Matrix come metodo di auto-valutazione da parte degli Assistenti potrà inoltre costituire un efficace strumento di verifica delle competenze attraverso il quale definire eventuali aree di miglioramento che richiedano formazione e analizzare i propri obiettivi di carriera.

La Global Skills Matrix  ci offre l’opportunità di scegliere di prepararci per un percorso di carriera ed è fondamentale per riorganizzare un ruolo sempre più strategico per le aziende e per i manager.

L’employability, il verificare che le nostre competenze siano allineate a quanto richiede il mercato, è una nostra precisa responsabilità. La formazione è responsabilità di ciascuno di noi.

Si è trattato di un bellissimo confronto su un tema che ha suscitato grande interesse tra i partecipanti. Parole chiave: CONSAPEVOLEZZA, PROATTIVITA’, CORAGGIO ma anche “BEHAVIOUR”: il comportamento proattivo deve far parte del nostro futuro e, laddove il nostro lavoro non viene capito, la  Global Skills Matrix deve servire come strumento di dialogo per far capire la complessità del nostro lavoro.

E’ uno strumento in divenire che può essere personalizzato; l’invito della Community è quello di usare e diffondere in azienda la Global Skills Matrix per instaurare un dialogo, un confronto e una crescita.

E ora attendiamo i vostri feedback!

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Come community è davvero importante far sentire la nostra voce! #secretarypower