Family Day aziendali: i 4 errori più comuni

Quali sono gli errori che si commettono più facilmente quando si organizza un Family Day aziendale? Lo spiega Emanuele Davenia, esperto del settore.

Qualche tempo fa, chiacchierando ad un convegno con un HR Manager gli ho chiesto se organizzava Family Day aziendali e, se sì, com’era andato il più recente.
“Lasciamo stare, una perdita di tempo. Quest’anno stavo per esplodere: dopo aver speso tanti soldi, ho notato un gruppetto di dipendenti che borbottava tra loro perché erano dovuti venire in ufficio di sabato. Fosse per me taglierei tutto, ma l’Amministratore Delegato ci tiene…”.
La sua risposta non mi ha stupito affatto. Lavoro nel settore da quando frequentavo ancora l’università: non esagero se dico di aver perso il conto di quanti ne ho visti!

Certamente ho visto eventi riuscitissimi, persone entusiaste perché avevano vissuto un’esperienza memorabile, ma anche tanti errori. Alcuni sono davvero comuni, capitano alle multinazionali così come alle agenzie alla prima esperienza. Per uno come me, che non perde mai di vista i risultati, è grave. Perché a volte basta uno di questi errori per gettare alle ortiche il proprio lavoro e i propri soldi. Consapevole di quanto possano offrire i Family Day e quanto sia facile sbagliare, ho deciso di condividere con voi quanto imparato e analizzare i 4 errori più comuni.

1. Sbagliare il timing

Il Manager di cui parlavo ha organizzato il suo evento di sabato: la sede è libera, non ci sono riunioni programmate e i bambini sono a casa da scuola… La logica c’è tutta, no? No, perché il sabato le famiglie hanno già mille programmi. Potreste aver progettato attività stupende, ma vi trovate davanti ragazzini che sbuffano perché hanno dovuto saltare la partita di calcio e genitori che hanno dovuto rimandare il pranzo di famiglia. Insomma, avete fatto di tutto per fargli trascorrere una giornata memorabile e vi sembra quasi di avergli fatto un dispetto!
Da evitare anche il lunedì. È la giornata peggiore della settimana e non potete pretendere che le persone si divertano. Tutti gli altri giorni invece vanno bene. Il migliore? Il venerdì, quando le persone hanno più voglia di staccare.

Prestate attenzione anche all’orario. Regola numero uno: il Family Day va fatto durante l’orario di lavoro, non fuori, per lo stesso motivo del sabato. La mattina è perfetta, perché il genitore non deve accompagnare il bambino a scuola ma viene direttamente con lui in azienda. Il pomeriggio, invece, è più complicato perché il genitore va in ufficio la mattina, in pausa pranzo riprende il bambino e rientra per l’evento… Non c’è da stupirsi se tanti arrivano in ritardo!

Per quanto riguarda la durata, l’ideale sono tre ore; non superare le quattro. Non dimenticatevi che state lavorando con bambini (anche molto piccoli) catapultati in un ambiente nuovo insieme a molte persone che non conoscono e si stancheranno facilmente.

2. Sbagliare le attività

Ad un evento per bambini in azienda dovete invitare tutti i figli dei dipendenti, dagli 0 ai 14 anni. La fascia d’età migliore è dai 3 ai 10 anni, ma le buone agenzie riescono anche a coprire anche le fasce prima e dopo.

Ma cos’ha in comune un bambino di due anni con uno che va già alle medie? Praticamente nulla. Da qui un’altra regola fondamentale, anche se tanti ci passano sopra: le attività vanno sempre pensate a seconda dell’età. Mai trascurare la fascia 0-3 anni, che necessitano di aree baby morbide e recintate dove giocare in sicurezza.
Quando si ha a che fare coi più grandi bisogna stare molto attenti a non trattarli “da bambini” – è il modo migliore per metterseli contro! Di solito faccio in modo di responsabilizzarli: li raduno per spiegare la prossima attività e chiedere di farmi da assistenti, oppure li nomino fotografi ufficiali dell’evento.

I bambini vanno coinvolti in tutti i sensi. Quindi bisogna organizzare attività di movimento come le staffette o attività più statiche come i laboratori, attività interattive e così via. E bisogna trovare l’equilibrio giusto, restando nei tempi ed evitando di farli stancare. I bambini si potranno divertire da matti alla caccia al tesoro, ma se dura tre ore, potete star certi che alla fine saranno annoiati a morte e non vedranno l’ora di tornare a casa.

3. Non coinvolgere i genitori

I bambini giocano con gli animatori, mentre i genitori chiacchierano tra loro. Ne ho visti tanti, di eventi gestiti così. Non c’è niente di più sbagliato! Il Family Day aziendale è una giornata per i dipendenti e le loro famiglie: questo significa che almeno un’attività, tra quelle che si organizzano, deve coinvolgere anche gli adulti. E per “adulti” intendo sia i dipendenti sia i loro compagni, mariti e mogli.

È possibile organizzare giochi in cui bambini e genitori fanno squadra, come gare di torte o caccie al tesoro, oppure attività che coinvolgano soltanto gli adulti, magari troppo complicate per i figli.

4. Costruire un evento non personalizzato

Questo è l’errore più comune e anche il più grave. Si assoldano gli animatori, si noleggiano i gonfiabili, si organizza il catering. I genitori si rilassano, i bambini giocano e si divertono. L’evento è un successo? Sì, se l’obiettivo è quello di organizzare una bella festa e poi mandare tutti a casa. Ma un Family Day aziendale è qualcosa di diverso.

Se in azienda siete la persona addetta all’organizzazione di eventi, di sicuro vi sarà capitato di chiedere un preventivo a un fornitore e ricevere una risposta in pochi minuti, con una specie di lista della spesa.
Quando con Kids Animazione organizzo un evento, lo progetto su misura per il business e i valori dell’azienda.
Se devo organizzare un Family Day aziendale non mi limito a riciclare un format già pronto, ma incontro di persona chi mi ha contattato, studio la storia e i valori dell’azienda e preparo un progetto da zero. Ci vuole più tempo rispetto a copiare e incollare quello che avevo mandato a qualcun altro la settimana prima, certo. Ma questo tempo lo spendo volentieri per creare un evento che ha un vero significato e degli obiettivi.

Mi auguro che questi consigli vi saranno utili per organizzare il prossimo Family Day (a proposito, se non lo avete ancora fatto, partecipate al sondaggio) oppure vi aiuteranno a valutare meglio a quale agenzia affidarvi!