Eventi: 11 errori da evitare
Autunno. Si torna al lavoro, ricominciano le scuole e…fioriscono gli Eventi.
Qualcuno molto previdente pensa già al Natale, qualcuno rimpiange le belle giornate estive, altri si godono i frutti di stagione. A qualunque gruppo apparteniate, se state per organizzare un evento, avrete certamente la vostra mole di regole, pratiche, raccomandazioni da tenere a mente… e se qualcosa sfugge? Un bel pasticcio.
Abbiamo allora pensato di darvi una mano con queste veloci indicazioni, facilissime da ricordare. No tranquilli, non sono in rima, ma siamo certe che le ricorderete lo stesso. Perché? Innanzitutto perché vengono dall’esperienza della nostra Event Manager della Consulenza Eventi Jeannette, un’autorità in questo campo (avete già letto i suoi “7 consigli per organizzare eventi, meeting e fiere”?). Poi perché gli acrostici sono perfetti da memorizzare!
No significato, no party. Un errore più comune di quanto possiate immaginare è quello di lasciarsi coinvolgere talmente dai preparativi da scordare qual è il significato, lo scopo dell’evento. Tenete sempre a mente il tema, dovrà essere la vostra guida in qualsiasi decisione dovrete prendere.
Essenziale. Non dimenticate di comunicare ai vostri ospiti tutto ciò che devono sapere per potersi presentare al meglio al vostro evento e goderlo senza problemi, oltre a fornire chiare indicazioni su location e orari. È previsto l’abito lungo per le signore? Ci sarà una raccolta fondi? Presso la location sarà necessario percorrere sentieri accidentati? Il parcheggio non è presente ma ve ne è uno convenzionato poco distante?
Verità. Non cercate di spacciare il vostro evento per ciò che non è (e non potrà mai essere). Se state organizzando una semplice festa aziendale in un bel ristorante, non cercate di farla passare per un galà degno della regina Elisabetta. Se il vostro evento prevede un intervento da parte di un esperto del settore, nel presentarlo non trattatelo come un supereroe con il cervello di un Nobel e la generosità di Madre Teresa di Calcutta.
Elasticità. Non pianificate ogni secondo della vostra giornata/serata/conferenza. Lasciate qualche minuto libero agli ospiti per chiacchierare e fare networking, ma soprattutto tenetevi dei cuscinetti nel caso in cui ci siano dei ritardi da dover recuperare.
Realismo. Siete sicuri che una conferenza di 12 ore con 56 relatori, 35 presentazioni PowerPoint, 15 video e un solo coffee break sia davvero una buona idea?
Foto. Da quando gli smartphone ci permettono di scattare foto bellissime anche senza essere degli esperti commettiamo l’errore di sottovalutare l’importanza della presenza di un bravo fotografo agli eventi. Certo, spesso gli ospiti sono in grado di immortalare i momenti più rappresentativi con degli scatti niente male, ma ricordate che delle foto perfette per essere pubblicate su Facebook non sempre sono adatte a essere stampate o caricate sul sito aziendale.
Ordine. Se durante la conferenza che state organizzando sarà necessario proiettare dei video, delle presentazioni PowerPoint, mostrare delle immagini, non dimenticate di organizzare tutto questo materiale in modo che vi sia facile, e soprattutto immediato, recuperarlo. Una buona idea può essere quella di ordinare i file secondo l’ordine in cui dovrete proiettarli aggiungendo un numero all’inizio del loro nome.
Ricordo. Non permettete che il vostro evento rimanga nella memoria di chi lo ha vissuto solo il tempo della sua effettiva durata. Lasciate ai vostri ospiti qualcosa che possa richiamare nei mesi e perché no negli anni a venire, le interessanti, divertenti e rilassanti ore trascorse grazie a voi. Un’idea sempre apprezzata è quella di distribuire un gadget scelto con cura. A questo proposito, non perdete il SECRETARY MEETS gifts, events and much more, il workshop interattivo, efficace e dinamico dedicato alle Manager assistant e Event planner.
Gruppo. I collaboratori sono l’elemento più prezioso su cui potete contare durante un evento (ma anche prima e dopo). Sceglieteli con cura, motivateli, fate in modo che conoscano tutto ciò che potrà essere loro utile e, soprattutto, ricordatevi di ringraziarli.
Eccentricità. Ripetere ogni anno lo stesso format senza mai introdurre elementi nuovi è di certo un errore (soprattutto se ci si ostina a mantenere anche quelle parti che proprio non funzionano), ma lo è anche cercare di essere originali a tutti i costi.
Tempismo. Non trascurate l’elemento più importante, il quando. Calcolate con cura quando cominciare a pianificare l’evento, quando contattare il catering, quando cercare una sala, quando spedire gli inviti, quando mandare un remind, quando chiudere le iscrizioni. Soprattutto, non dimenticate quando dovete dire basta. A chi? A voi stessi!
About Post Author
