Secretary.it la community dedicata alle assistenti di direzione

Professione Assistenti di direzione

Corso Microsoft

La nostra esperienza in Microsoft Italia: preparatevi al webinar!

Siamo stati in Microsoft per semplificare il nostro lavoro e renderlo più efficiente: ecco alcuni degli spunti che abbiamo raccolto in vista del prossimo appuntamento via webinar!

Una giornata all’insegna dell’innovazione quella trascorsa in Microsoft Italia lo scorso 17 settembre. Un successo talmente grande che abbiamo deciso di ripetere l’esperienza il prossimo 18 febbraio 2020… Questa volta in formato webinar! Ecco com’è andata qualche mese fa…

Anche noi di Secretary.it ci siamo armati di pc, blocco degli appunti – OneNote, cosa pensavate? – e tanta voglia di imparare. Siamo rientrate in ufficio con una consapevolezza nuova di ciò che ci permette di fare il pacchetto Office 365 e con l’intenzione di mettere in pratica quanto appreso e sfruttarne davvero tutte le potenzialità.

Accolti nella meravigliosa (e naturalmente digitale) sede di Microsoft, abbiamo scelto la nostra postazione, sfoderato il portatile e aperto Word, pronte a prendere appunti e a non farci scappare nulla. Ecco il primo errore senza neanche aver iniziato! Il Trainer Alex Collina ci ha infatti suggerito di utilizzare di OneNote per prendere appunti, perché molto più comodo e progettato per questo uso.

Durante la mattinata abbiamo quindi affrontato gli strumenti più classici di Microsoft, quelli a cui nessuno si può sottrarre: Word, Power Point, Excel.

Pensavamo che Word non avesse segreti per noi… Ingenue! Sapevamo già poter caricare immagini dal web, di inserire screenshot, impostare stili predefiniti di colori/font e di poter commentare. Quello che non conoscevamo è la possibilità di verificare che un testo sia accessibile a tutti – daltonici, non vedenti, disabili, ecc. – oppure che venga letto ad alta voce. Per non parlare dell’uso delle intelligenze artificiali che permettono di tradurre il testo in moltissime lingue o, udite udite, di collegare un modello di curriculum al proprio profilo LinkedIn per il completamento automatico delle informazioni, oltre ai suggerimenti sulla base di profili simili.
Abbiamo poi imparato a creare un sommario e inserire citazioni; abbiamo scoperto la possibilità di vedere tutte le revisioni apportate al documento (anche da altri utenti) o di selezionare direttamente da Word una serie di destinatari, aggiungendo un testo d’introduzione. Quante cose, eh?

Non entreremo nel mondo di Excel perché fin troppo vasto ma ricordiamo bene le nostre facce esaltate quando abbiamo creato la nostra prima tabella Pivot!

Un’altra scoperta che ci ha sbalordite riguarda PowerPoint: spesso abbiamo un tempo limitato per presentare le nostre slide; abbiamo scoperto che è possibile registrare una prova di presentazione delle diapositive ed impostare quei tempi come predefiniti. In questo modo il presentatore, durante il suo intervento, saprà quando è il momento di procedere in base a prove fatte in precedenza.

Il vero divertimento però è arrivato nel pomeriggio, affrontando Teams, Sway e Outlook.

Serena Agati, Assistente del CEO di Microsoft Italia – grazie alla quale è stata possibile questa incredibile giornata – ci ha riportato i trucchi per assistenti appresi nell’ultimo training in America. Come semplificare lo smaltimento delle email e la gestione di tutte le attività? Per lei è chiaro: categorizzare le email e segnare i task, senza mai muoversi da Outlook.

E poi c’è Teams… Un vero portento a cui abbiamo deciso di dedicare tutto lo spazio che merita durante il prossimo appuntamento!

Pensate ad un gruppo Whatsapp in cui messaggiare ma potersi anche scambiare documenti, poter fare sondaggi in diretta (anche utilizzando dei bot) e fare veri e propri meeting. Andiamo per ordine.

Su Teams potete creare diversi gruppi con i vostri colleghi, vedere se sono online e inviare messaggi, più o meno urgenti (da qui cambia la frequenza delle notifiche).
Potete caricare dei file e condividerli col team per modificarli in contemporanea e vedere le reciproche operazioni. È anche possibile integrare numerose app e utilizzarle direttamente da Teams.

E i meeting? È possibile videochiamare un collega condividendo lo schermo e inserendo delle note; inoltre è possibile oscurare lo sfondo – una funzionalità sempre utile!

Cosa aspettate? Iscrivetevi subito al webinar che vi permetterà di imparare tutti i segreti di Teams e Outlook con gli esperti Microsoft, direttamente da casa! Nell’attesa, perché non date un’occhiata ai migliori tools di Office 365 scelti per voi?