Dove metto l’Assistente?

La frustrazione generata dalla confusione tra segretaria e Assistente e il problema di dove mandare il CV.

Talvolta si fa confusione e si chiama un’Assistente segretaria, senza rendersi conto di quanto si risulti anacronistici e un po’ fuori dalle dinamiche organizzative attuali.

La Treccani definisce la segretaria come “ impiegata di fiducia di un professionista o di altra persona privata, con il compito di aiutarlo nel suo lavoro personale e nel disbrigo della corrispondenza, di prendere e tenere nota degli impegni, di predisporre e agevolare l’esecuzione di quanto è necessario per lo svolgimento della sua attività, sia come addetta a settori specifici [..]”. Sempre la Treccani definisce invece l’Assistente come “Titolo di varie attività professionali o a queste assimilabili, che si esplicano in un’opera di coadiuvazione tecnica con il titolare o responsabile principale dell’attività stessa.[..]”.

Da dicotomia presente nella lingua Italiana quindi non rappresenta la complessità organizzativa in cui il ruolo dell’Executive Assistant non trova una giusta traduzione né come segretaria né come Assistente, che ha una connotazione tecnica. Ci aiuta l’inglese per cui secondo il Longman dictionary l’Executive Assistant è “a person whose job is to help an executive or important manager to do their work”. Quindi quando si parla di Executive Assistant si parla del ruolo di chi affianca un manager, direttore o amministratore delegato: stando in back office lo/la si supporta con svariate attività organizzative, logistiche, di collegamento e coordinamento oltre che di preparazione (es. report, presentazioni, ecc), attività per cui è necessaria la profonda conoscenza delle dinamiche aziendali, della cultura, anche una laurea e ruolo per il quale si giunge anche a ricoprire la posizione di quadro. Una rappresentazione totalmente distante quindi dal vecchio ruolo della segretaria.

A dimostrazione di quanto detto si aggiunge la testimonianza di un’Assistente della community, Chiara, che ci ha parlato di come la ricerca di un’occupazione sia ancora oggi un iter davvero complesso, soprattutto per una figura come l’Assistente di Direzione.

Siamo ancora in itinere nell’affermarci come ruolo, come visibilità e valore aggiunto in azienda.

“Mi capita ancora di fare colloqui in cui mi chiedono: “Sei assistente di direzione… cioè sei una segretaria?” Ed io spiego per filo e per segno la trasversalità del nostro ruolo, l’importanza strategica e le molte capacità che ci contraddistinguono dall’essere ‘una segretaria’!”

Il problema del riconoscimento del ruolo non si ferma qui. C’è talvolta anche la difficoltà ad incasellare il ruolo di Executive Assistant nei menù a tendina dei sistemi di selezione dove di fatto manca una identificazione specifica. Chiara rappresenta la sua esperienza e racconta che insieme alla ricerca del suo lavoro, porta avanti anche l’identità e l’affermazione di un ruolo che ancora è un po’ sminuito: “E in questo forse mostrare anche ai selezionatori durante i colloqui il sito della community Secretary.it che da anni si occupa di fare cultura potrebbe essere un’arma alleata per far capire loro di cosa stiamo parlando!”

Chiara rappresenta la tenacia e la flessibilità tipica del ruolo: “Io non mollo, la mia ricerca è attiva e costante, ed insieme alle candidature, faccio tanta formazione e arricchisco me stessa, altrimenti sarebbe ancora più dura! La mia voglia di lavorare è tanta, le energie anche: sono un’ Assistente di Direzione e voglio lavorare in azienda, e nel mio ruolo!”

Ora più che mai, dunque, è necessario dimostrare l’importanza dell’Assistente di Direzione, una figura che si è adattata al cambiamento sviluppando le competenze necessarie per necessarie ad affrontare l’era digitale.

Il tutto rafforzando la nostra funzione di braccio destro (business partner) non solo nei confronti del capo, ma dell’intero gruppo di lavoro in siamo.

Vuoi saperne di più? Ti consigliamo di visitare la nostra sezione dedicata alle consulenze di carriera a cura della Consulente Simona Ciotti.