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Professione Assistenti di direzione

Travel assistant

Identikit della perfetta Travel Assistant

Business Travel non ti temo! Acquisendo le giuste competenze e affidandosi a professionisti del settore, organizzare viaggi di lavoro diventa semplicissimo.

Prenota un volo per Parigi in prima classe per domani; mi raccomando, spendi poco. Anticipa l’orario di partenza di domani. Organizzami un viaggio per New York, asap!

Queste richieste potrebbero spaventare e mettere in difficoltà chiunque, ma non voi. Voi siete abituate a tutto questo e lo gestite quotidianamente. Siete campionesse nella disciplina dell’incastro di appuntamenti e maghe con superpoteri di problem solving.

Tra i compiti delle assistenti rientra quasi sempre quello della pianificazione dei viaggi aziendali e per poter adempiere a queste richieste è importante essere in possesso di competenze specifiche. Al primo troviamo sicuramente flessibilità e disponibilità, che devono essere accompagnate da buone doti relazionali e comunicative. La Travel Assistant deve reagire con velocità ed essere una perfetta problem solver, in grado di tenere sotto controllo anche le situazioni di maggiore stress. Se poi aggiungiamo precisione, proattività, attenzione ai costi, rapidità e un tocco di creatività e innovazione, abbiamo completato il quadro.

Per fortuna oggi le assistenti possono contare su molti strumenti a supporto: Whatsapp, Messenger e Skype permettono di restare collegati con il capo per aggiornamenti dell’ultimo minuto; check-in online, boarding card su mobile, app e QR code per non perdere fogli e avere tutto a portata di click (e per viaggi ecologicamente sostenibili); newsletter e canali social degli hub per essere al corrente di modifiche o ritardi dei voli, ma anche fusioni di compagnie aeree e promozioni – noi ti mettiamo a disposizione un comodissimo servizio di Travel Alert.
Una bella comodità rispetto a quando, per gestire gli imprevisti del capo, non c’erano internet e cellulare!

Oggi è facile tenere sotto controllo ogni imprevisto e far vivere la miglior esperienza al proprio capo. Anche se l’obiettivo è far arrivare il Manager dal punto A al punto B è da considerare che se avrà trascorso un viaggio poco stressante sarà ben disposto ad affrontare gli appuntamenti… E avrà più possibilità di chiudere l’affare! Efficienza, sicurezza e benessere del viaggiatore sono infatti strettamente interconnessi.

Ecco quali sono allora gli elementi da considerare prima e dopo l’acquisto di un volo.
Innanzitutto la sicurezza del viaggiatore: controllate il sito della Farnesina per assicurarvi che la situazione nel paese di destinazione non sia pericolosa. Al secondo posto mettiamo senz’altro il comfort, seguito dal wifi a bordo dell’aereo per continuare a lavorare in tranquillità. È importante considerare entrambi gli elementi rispettando il budget e la travel policy aziendale.

Ottimo. Avete acquistato il vostro biglietto, lavoro finito no? No. Informate sempre il vostro capo delle condizioni di viaggio – ad esempio fornendogli il limite di peso consentito per valigia. Se sapete che dovrà trasportare con sé particolari materiali o prodotti, verificate che siano consentiti e non richiedano procedure specifiche. Per essere un passo avanti potete anche farvi un’idea sul web dell’aeroporto in cui atterrerà il viaggiatore per dare eventuali consigli, in modo da ottimizzare i tempi degli spostamenti.

Tenete a portata numeri di emergenze… Non si può mai sapere. E siccome prevenire è meglio che curare, prediligete tariffe che comprendono modifiche dell’ultimo minuto!

Con un’accurata ricerca scegliete le compagnie aeree che permettono di avere le migliori rotte disponibili, ottimizzando costi e tempi di connessione. Oppure affidatevi a noi che lavoriamo sempre per mettervi a disposizione fornitori qualificati!
Prendiamo il caso che stiate cercando il partner che vi permetta di fleggare tutte le voci di cui parlavamo (comfort, sicurezza, contenimento dei costi e ottimi tempi di connessione), noi abbiamo una risposta: Air France.

Grazie al programma di fidelizzazione Bluebiz, sviluppato insieme a KLM e pensato per le aziende, potete accumulare Blue Credits e spenderli per acquistare nuovi biglietti aerei, opzioni di viaggio oppure un upgrade alla classe superiore. Oltre a prenotare il volo per il vostro capo quindi accederete a numerose opportunità di risparmio. È facilissimo, guardate qui!

Cosa chiedevate di meglio? Probabilmente è bastata questa notizia per regalarvi un sorriso, ma noi non ci accontentiamo.

Per permettervi di gestire al meglio i viaggi aziendali, con Air France e KLM, abbiamo sviluppato un corso dedicato alle Travel Assistant. Insieme alla coach Olimpia Ponno abbiamo ideato Event & Travel Design, il workshop che ha l’obiettivo di insegnare a costruire una strategia vincente per ottimizzare tempo, energie e risorse. E se siete iscritte al programma Bluebiz avete diritto ad uno specialissimo sconto! E così regaliamo un sorriso anche al vostro HR, al capo e alle vostre tasche :)

Come gestite voi i business travel? Cosa fate per essere delle perfette Travel Assistant? Rispondete nei commenti e sui social!

 

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