Comunicazione interna: un caso con cui mettersi alla prova

Come gestire la comunicazione interna in azienda? Serena Chiama di Sky Italia propone un caso concreto per affrontare la questione, ecco le soluzioni della community.

Per parlare di comunicazione interna al Secretary Day ho pensato di portare un caso concreto e di chiedere alle colleghe di fare un esercizio uscendo dai panni di assistente per un’ora.

IL PROBLEMA

In linea con le tendenze più attuali del mercato un’azienda di 2500 persone ha deciso di adottare modalità di lavoro più flessibili che promuovano una maggior interazione e collaborazione fra le persone e vadano in direzione di un miglior equilibrio tra la vita lavorativa e quella personale: parliamo quindi di smart working ma anche di desk sharing.

Non è un’innovazione assoluta nel panorama delle aziende italiane ma è comunque una novità radicale perché scardina il tradizionale modo di lavorare – ognuno chiuso nel proprio ufficio, la scrivania come fosse una “cameretta”.
Non si tratta solo di una semplice riorganizzazione di spazi e tempi ma di un vero e proprio cambio di prospettiva e sappiamo bene che tutti noi – chi più chi meno – abbiamo una naturale resistenza al cambiamento, specie se non siamo noi a deciderlo ma ci viene imposto da altri.

Dobbiamo quindi prestare particolare cura e attenzione alle nostre persone nel momento in cui comunichiamo la novità, anche perché non vogliamo semplicemente vincere le resistenze, vogliamo che diventino enthusiastic ambassador del nuovo mindset.

L’occasione per raccontare la novità è stata individuata nello spostamento della prima Direzione (450 persone) nel nuovo edificio appena costruito dove gli spazi sono già realizzati con i nuovi layout, ma il rollout del processo durerà circa 12-18 mesi e interesserà man mano tutte le direzioni e tutti gli edifici.

Come gestire la comunicazione interna

A chi ci rivolgiamo: ai 450 interessati o a tutti i 2500?
Qual è il messaggio che vogliamo far passare? Ce n’è più di uno?
Con quali modalità e quali strumenti: digitali (mail, intranet, newsletter…) cartacei (poster, volantini, lettere…), attività live (town hall, formazione dedicata…), o un mix dei 3?
Quando: prima, durante, dopo…?

LE SOLUZIONI

Partendo dalle parole chiave il gruppo ha preparato per tutta la popolazione aziendale un piano di comunicazione che prevede:
Fase 1 – Teaser: a partire da 2 mesi prima del “trasloco” affissioni (poster, sticker, etc) ironiche e spiritose che solletichino la curiosità dei colleghi senza però svelare ancora il messaggio del cambiamento (key word: work-life balance [flessibilità + equità + fiducia])

Fase 2 – Lancio: qualche giorno prima dello spostamento town hall per spiegare nei dettagli in che cosa consiste l’operazione, con testimonianze di altre aziende che hanno già adottato con successo lo stesso approccio (resistenza al cambiamento)

Fase 3 – Go: distribuzione il giorno stesso di speciali kit di benvenuto (engagement)

Fase 4 – Rollout: video di approfondimento, educational ma anche testimonianze dei colleghi man mano che si spostano nei nuovi uffici (engagement)

In sintesi? Comunicare per cambiare!