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Professione Assistenti di direzione

Comunicazione efficace e positiva: un’attività chiave per un assistente

La comunicazione efficace e positiva è da sempre una della caratteristiche chiave in azienda

E’ anche un’abilità interpersonale fondamentale per gli/le assistenti di direzione – da sempre coinvolti in prima linea.

Una comunicazione efficace e positiva richiede capacità di ascolto, di interpretare e esplicitare con efficacia e velocità messaggi e contenuti, analisi di priorità, ma anche abilità per rendere semplice e più fluida la complessità.

La comunicazione interpersonale è da sempre un punto focale che governa tutte le nostre relazioni personali e professionali ma affinché sia una comunicazione efficace e positiva richiede un lavoro di auto-osservazione,  cura delle parole e del linguaggio, rispetto, gentilezza.

Saper scegliere il canale più appropriato alla situazione e contesto, aumentare le proprie capacità di ascolto, saper affermare il proprio punto di vista mantenendo una relazione positiva con l’altro, saper gestire lo stress e l’insicurezza sono temi sempre e oggi più che mai attuali e compromessi talvolta dalla distanza e dal lavoro da remoto.

Questo è anche uno dei temi cruciali del percorso Master Effective Manager Assistant ma anche dei lavori di gruppo del Secretary day 2017

Qui una ricca scheda delle best practice

Oggi infatti abbiamo intervistato una abilissima comunicatrice, Diana Valli (Assistente del Consiglio di Amministrazione, Responsabile Marketing e Comunicazione istituzionale MZ Events Srl) che solo pochi mesi fa era una tra le 12 partecipanti al percorso formativo. Da trainee a testimonial, il passo è stato breve! Diana ci ha infervorate di passione e comunicazione positiva qualche giorno fa in veste di testimonial proprio sul tema. E volgiamo raccontarvela in questo articolo

Diana, raccontaci cosa significa per te saper affrontare e gestire una comunicazione efficace?

Comunicare bene significa prima di tutto ascoltare, ma veramente, con attenzione, senza distrarsi, senza interrompere.

Insieme a questo tipo di ascolto è fondamentale osservare. Come lavora? Come si comporta? È educato? In quale modo parla? Nell’ambito di una azienda, specie se grande, livello di istruzione, temperamento, sicurezza in sé stessi, possono essere molto differenti tra loro. Se osservo e valuto chi mi trovo di fronte, e la cosa è istantanea – deve avvenire senza nemmeno rendercene conto – allora imparo a conoscere chi ho di fronte e mi relaziono di conseguenza, anche nel tipo di linguaggio che uso.

Bisogna essere sempre pronti ad aiutare il collega in difficoltà che chiede aiuto, anche se questo comporta uscire più tardi di quanto preventivato, anche se ci comporta fatica e lavoro in più. A volte anche solo il conforto psicologico che deriva dal non sentirsi soli, cambia completamente la situazione. Se osserviamo come abitudine il mondo intorno a noi, vediamo anche chi ha bisogno di aiuto, e magari non lo chiede. Comunicare bene per me significa anche questo. E poi, per me è fondamentale trattare gli altri come persone, non solo come lavoratori o colleghi. Tutti abbiamo difficoltà, conoscere e essere vicino a un altro essere umano, nella condivisione di una gioia o di un dolore, ripaga tantissimo.

E poi, anche se sembra scontato non lo è, succede spessissimo, non mettere in evidenza gli errori altrui, scusarsi se si è in torto, ringraziare sinceramente e di cuore se si riceve un aiuto. Questo modo di comportarsi e di dare supporto ci permettono, a mio parere, di  “comunicare bene”.

Perchè la comunicazione efficace e positiva è un’attività chiave per un’assistente?

Sono profondamente convinta che comunicare in modo efficace e soprattutto positivo sia fondamentale per avere la collaborazione altrui. E con la cooperazione di tutti coloro che sono intorno a te lavori meglio e sei più efficiente. Il lavoro di squadra, la solidarietà, sono sempre la scelta vincente.

Nell’ipotesi di un capo dal temperamento difficile, il supporto dei colleghi si rivela fondamentale per affrontare o anche evitare problemi e ci permette a fare bella figura nei suoi confronti. Se un capo è benvoluto e stimato noi, se stimate e benvolute dagli altri, contribuiamo a farlo apprezzare ancora di più.

Quali sono le sfide di comunicazione per l’assistente di direzione oggi?

Credo non ci sia giorno nel quale non mi confronti con una situazione nuova, con qualcosa da imparare. Ogni giorno i compiti di svolgere sono diversi e questo è il bello del nostro lavoro, la varietà. Essere all’altezza della situazione, professionali ma umili, e avere competenze molto diverse tra loro a 360 gradi.

Quali sono secondo te gli elementi chiave da tenere sempre presente?

Nel corso di 25 anni ho avuto l’occasione e la fortuna di fare esperienze professionali molto diverse. Una gran parte della mia esperienza lavorativa è stata in un ospedale oncologico. Quegli anni sono stati fondamentali per la mia formazione. Ho imparato tantissimo dai miei capi, dai miei colleghi, e soprattutto dalle tantissime pazienti con cui sono entrata in contatto. Tutto questo, oltre al mio percorso di studi mi hanno portato a sfruttare pienamente tutto quello che ho imparato e a utilizzarlo nella mia posizione attuale, al fianco del Presidente di una Società, nella gestione dei molteplici aspetti che questo comporta. E sono molto fortunata, perché continuo a imparare ogni giorno tantissimo da miei capi, imprenditori intelligenti e persone di grandi valori.

Gentilezza e buona educazione. Mai aggressività. Sempre pronti a studiare e imparare cose nuove. Apprezzamento del lavoro degli altri.

Condividi un ricordo, un episodio che possa essere di ispirazione per le tue/tuoi colleghe/i

Di ricordi belli ne ho tantissimi.  L’affetto delle pazienti, la loro gratitudine, i tanti biglietti di ringraziamento. Nel momento dell’arrabbiatura, della massima agitazione, io dicevo: “calma, adesso l’ascolto, mi racconti cosa succede, e le prometto che farò di tutto per aiutarla”.  Funzionava sempre, e sempre riuscivo in qualche modo a risolvere il problema.

Gli insegnamenti di tanti colleghi che mi hanno aiutato all’inizio di ogni nuova esperienza professionale. Quest’anno, in un momento difficile, in panico (anche se non si dovrebbe) perché non mi tornavano i conti con i bonus aziendali consegnati e quelli ancora da dare, due colleghe sono venute ad aiutarmi, spontaneamente, senza che chiedessi loro nulla. Una volta risolta la situazione, ho chiesto perché. “Come mai – ho chiesto alla collega – hai perso mezz’ora del tuo tempo per aiutarmi? Ma Diana, mi ha risposto, con tutto quello che fai tu per aiutare noi!” Una legge fondamentale dell’universo: quello che dai torna indietro.

C’è qualcos’altro che vuoi condividere?

Si, volentieri. Continuare a studiare, leggere, riflettere. E vivere secondo i propri valori di amore e solidarietà. Questo mi permette di stare bene con me stessa e penso mi renda un’assistente di direzione migliore.