Coffee break con il Manager: intervista a Paolo Guazzone

Quali sono le caratteristiche che, secondo un manager, un’assistente deve assolutamente avere? Quanta autonomia viene delegata a questa figura? Che tipo di gratificazioni e benefit le vengono riconosciuti?

Queste e altre domande sono state poste a Paolo Guazzone, Managing Partner COPAT srl e Presidente Onorario CDVM Club Dirigenti Vendite e Marketing dell’Unione Industriale di Torino.

Buona lettura e non dimenticate di lasciare un vostro commento.

Quali sono secondo lei le caratteristiche imprescindibili di una brava personal assistant?

Innanzitutto l’Assistant dal mio punto di vista, non dev’essere vista come una segretaria 2.0 bensì una nuova funzione aziendale che deve interagire costantemente con il proprio capo, attraverso la delega ed un ampio rapporto di fiducia; sentirsi, quindi, parte integrante dell’azienda e della squadra, operando per il raggiungimento degli obiettivi comuni, oltre ad una formazione scolastica ed aziendale congrua alla sua mansione. Un altro aspetto molto importante è la flessibilità, argomento molto complesso, dati i contratti di lavoro non adatti ai nuovi scenari aziendali (globalizzazione). Basandomi sulla mia esperienza, le persone che con me ricoprono o hanno ricoperto questo ruolo si sono sempre dimostrate disponibili anche nei casi di particolare urgenza o importanza.

Quali invece rappresentano un valore aggiunto?

Il verbo collaborare è stato spesso utilizzato come sinonimo di obbedire, forse dovuto al vecchio concetto d’azienda. Un’assistant deve essere in grado di dare suggerimenti, fare proposte sulla base della sua esperienza e conoscenza. Spesso in parecchi ambiti aziendali si continuano a fare errori di tipo storico dovuti ad una visione miope dei manager o peggio ancora di quello che gli psicologi definiscono la situazione di confort (abbiamo sempre fatto così). Questo atteggiamento penalizza non solo i risultati aziendali, ma il comportamento delle persone che riferiscono a loro, demotivandoli. Il valore aggiunto consiste nel trovare soluzioni ai problemi non solo all’interno del proprio ruolo e dell’azienda, ma attraverso la ricerca verso l’esterno, utilizzando gli strumenti più idonei, quali siti professionali, in questo caso Secretary.it potrebbe essere un ottimo veicolo ed internet in tutta la sua globalità; quindi sottoporre quesiti e proporre soluzioni ad ampio spettro, che possono influenzare anche aree non di propria competenza.

Quanta autonomia delega alla sua assistente e su quali attività, mansioni?

Essendo, la nostra una realtà di tipo commerciale, la mia assistente è delegata alla gestione dell’ufficio vendite con ampia delega sul personale interno al servizio ad esclusione degli agenti di commercio. Mi sottopone proposte di contratto per i clienti direzionali sia in Italia che all’estero e partecipa con me alle riunioni operative.

In che modo valorizza la sua assistente, con che tipo di gratificazione e riconoscimento?
(Formazione – Benefit – Premi – Permessi, etc).

Anche in questo caso gli attuali contratti di lavoro non sono all’altezza delle aspettative di mercato delle aziende e delle singole persone. Credo molto nella meritocrazia, pertanto ogni anno vengono riconosciuti dei premi in funzione dei risultati aziendali raggiunti, anche se, purtroppo vengono penalizzati da una tassazione alta in busta paga, in quanto partecipano all’aumento del reddito. Stiamo valutando comunque nuove future soluzioni, dove funzioni di questo tipo, potrebbero entrare nelle quote della società. I corsi di formazione rientrano nello standard della nostra azienda per tutte le funzioni. Siamo un’azienda di servizi e come tale dobbiamo essere in grado di dare un servizio d’eccellenza. Relativamente ai permessi, la mia assistente è pienamente in grado di pianificare il suo tempo (corso di formazione sulla gestione del tempo), incluso quello personale, informandomi con anticipo. Va da sé che i casi d’emergenza vengano gestiti al momento.

Avendo un’assistente 2.0 ben organizzata e capace di interfacciarsi con le nuove tecnologie, cosa pensa dello smart working? Sarebbe disponibile ad attuarlo almeno in parte (es. 1 o 2 giorni alla settimana)?

Personalmente ci sto pensando, anche se, sul piano nazionale (oltre ai soliti problemi contrattuali), bisogna rivedere la cultura aziendale a tutti i livelli e non credo che prima di un decennio si riuscirà a comprenderne concretamente il beneficio. Il rischio di dare priorità agli aspetti personali piuttosto che a quelli aziendali è ancora molto alto. Solo maturando il concetto del rispetto della professionalità e della pianificazione con un esercizio continuo, si potrà pensare di attivare lo smart working magari in modo progressivo come da voi suggerito. Vorrei inoltre sottolineare che l’ottanta per cento delle aziende italiane sono piccole realtà padronali spesso precluse al cambiamento. Lo smart working non viene percepito come opportunità, ma come azione di disturbo. La nostra cultura industriale è molto radicata. C’è parecchio da lavorare.

Affiderebbe alla sua assistente, debitamente formata e aggiornata, la cura della sua immagine e reputazione digitale? Potrebbe rientrare tra le “nuove mansioni” di questa figura professionale?

Non ho mai pensato a quest’opportunità; tuttavia, riflettendo, credo che a fronte delle domande precedenti non rientri tra le priorità; inoltre ci sono organizzazioni nate per questo tipo di attività. Abbiamo bisogno di figure professionali mirate a ciò che sono naturalmente destinate.

Come socio di un’associazione come CDVM, cosa ne pensa della business community Secretary.it per le assistenti di direzione?

Oltre ad essere socio di CDVM sono anche Presidente Onorario, va da se che se il direttivo del nostro Club non ci avesse creduto, non l’ avrebbe patrocinata. Ogni funzione aziendale di rilievo, dovrebbe avere delle business community. Dalla mia esperienza personale in ambito di attività con gruppi professionali ed in modo particolare con chi ha la mia stessa funzione ma in mercati diversi, ho ricevuto soltanto dei benefici che mi hanno permesso di cogliere delle opportunità/idee che forse nel mio ristretto ambito non avrei pensato di poter applicare. Anche in questo caso comunque bisogna creare la cultura di squadra spesso in contrapposizione con la cultura nazionale.

manager paolo guazzone Paolo Guazzone
Managing Partner COPAT srl

Da quarant’anni svolge attività di vendite e marketing nel settore dei componenti elettrici ed elettronici destinati al mercato automotive. Ha lavorato come Manager con gruppi multinazionali americani e francesi del settore automotive. Dal 2000 è Managing Partner di COPAT, azienda commerciale che opera nell’after market automotive destinato alle reti di concessionarie ed alle singole officine di noti marchi automobilistici. Dal 2003 al 2011 è stato Presidente del CDVM Club Dirigenti Vendite e Marketing dell’Unione Industriale di Torino ed oggi ne è rimasto Presidente Onorario. Partecipa ai programmi di formazione scuola lavoro e con la sua azienda sponsorizza il progetto XAM legato allo sviluppo ed alla prototipazione di futuri veicoli del Politecnico di Torino.