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Professione Assistenti di direzione

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I cambiamenti sono di casa in ABB S.p.A. Italia!

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Il Secretary JOB si avvicina! La sede ospitante a Milano sarà la super tecnologica ABB S.p.A. Italia e oggi vogliamo presentarvi chi ci lavora, dovendo affrontare continue sfide.
Iniziamo subito da chi aprirà la giornata di formazione dando il benvenuto a tutte le presenti:abb-2

Quando Loredana, la sua super assistente, le ha proposto di ospitare il Secretary JOB 2016 qual è stata la sua reazione?

Entusiasmo, finalmente avrei potuto conoscere i veri pilastri su cui poggiano le vite professionali dei managers di azienda! Seriamente, sono molto felice che Loredana possa alimentare questo network perché facilita molto la vita mia e dei miei colleghi. Quando le chiedo di chiamare X o Y, non batte ciglio, serena e sicura, anche perché sa che con il vostro aiuto e la vostra collaborazione riesce a fornirmi in tempo reale l’informazione o il contatto che mi serve.

Ha mai avuto in “casa” una platea di oltre 200 donne? È sicuro di non voler cambiare idea? …È ancora in tempo!

Beh, 200 sono tante, ma devo dire che mi esercito con costanza alla gestione, alla continua negoziazione, allo sforzo (a volte inumano per la mente maschile) di comprendere quali siano veramente le esigenze di 6 donne a casa, con età variabile dagli early 40ies (l’età vera non si dice) ai 10 anni! Per fortuna è arrivato il primo maschio, 15 mesi fa, e sono davvero sollevato!

Come si aspetta possa cambiare il ruolo della Manager Assistant nei prossimi anni?

Credo che il fondamentale ruolo di “filtro” attivo che la Manager Assistant oggi compie diventi una vera sfida guardando al futuro; la moltiplicazione di forme di contatto diretto verso di noi (instant messaging, forum sociali, direct mailing, etc.) rende il compito davvero arduo. Le competenze formali poi non saranno più sufficienti, sarà necessario comprendere a fondo i megatrends cui andiamo incontro, il contesto nel quale l’azienda si muove, i vari stakeholders, tutti elementi necessari per qualificare urgenza ed importanza delle richieste esterne di contatto. Una cosa non cambierà però: il rapporto di totale fiducia e lealtà con il capo. Affidare la propria agenda, i propri contatti, la pianificazione della giornata e la scelta congiunta delle priorità non può essere un atto casuale; è la conseguenza del riconoscimento delle capacità professionali della vera Manager Assistant, il segno tangibile di essere un team, anche se a due.

Loredana, da quando lavori in ABB com’è cambiato il tuo ruolo?

Dal 2000 ricopro il ruolo di Executive Assistant del Presidente e Amministratore Delegato di ABB Italia, un Gruppo multinazionale con un business fortemente incentrato sull’innovazione tecnologica e che ha pertanto il cambiamento nel proprio DNA.
Nel corso della mia lunga esperienza professionale, a seguito della crescente complessità organizzativa e delle mutate esigenze aziendali, il mio ruolo è fortemente cambiato, passando da funzioni più di tipo operativo ad un crescente affiancamento del management.

Il ruolo della moderna Assistente, oltre alle classiche competenze professionali e soft skills, alla conoscenza delle lingue e dei principali strumenti informatici, richiede spiccate doti organizzative e di relazione a tutti i livelli. La PA o EA funge da “punto di collegamento” tra la struttura aziendale ed il management, che necessita di una persona preparata, dotata di spirito di iniziativa, con spiccate capacità organizzative e relazionali, per gestire efficacemente non solo la propria attività, ma soprattutto i rapporti e le relazioni con i diversi stakeholder interni ed esterni all’Azienda.
Per citare quanto scritto da Jan Jones nel suo libro “The CEO’s secret weapon”: la moderna Assistente è la diretta Business Partner del Manager.

Racconteresti alle tue colleghe come siamo arrivate ad organizzare il Secretary JOB di Milano nella tua azienda?

Ho seguito e faccio parte di Secretary.it sin dagli inizi, alternando momenti di partecipazione assidua ad anni durante i quali ho potuto seguire solo “da lontano” le attività della community.
Negli ultimi anni ho ripreso con molta passione ed entusiasmo a frequentarla, ritrovando con piacere delle amiche e conoscendo nuove persone con le quali condividere interessi, passioni e problematiche della bellissima professione di Assistente di Direzione.

Condividendo in Azienda e con il Management alcune testimonianze positive delle esperienze con Secretary.it, ho avuto il loro pieno supporto ed incoraggiamento a continuare a partecipare. Da qui, parlandone con Jessica e Vania, le fondatrici, è nata l’idea di organizzare il Secretary JOB 2016 in ABB S.p.A. Italia.

Sono orgogliosa che la mia azienda abbia accettato di ospitare questo evento, al quale interverranno come speaker anche il Presidente e le Country HR e Communication Managers.

Ed è proprio a loro che lasciamo la parola! eliana-baruffi-cambiamenti

Ritiene che ABB sia la sede giusta per il tema della resilienza e cambiamento? Se sì, perché?

Penso che il cambiamento sia proprio di casa in ABB. I gruppi che, come noi, puntano sull’eccellenza e sull’innovazione tecnologica, vivono il cambiamento come una vera e propria leva competitiva.

La capacità di anticipare e interpretare un cambiamento cogliendone le opportunità, è una risorsa cruciale per un’organizzazione come la nostra: questo vale sia quando i cambiamenti avvengono all’interno che quando toccano il contesto in cui operiamo. E se c’è una costante nel cambiamento, questa è proprio la necessità di continuare a comunicare per offrire alle persone gli strumenti per comprenderlo e condividerlo.

ABB S.p.A. Italia è stata ed è tuttora protagonista di tante rivoluzioni tecnologiche: oggi ci troviamo ad affrontare il cambiamento legato a Internet of Things. Una rivoluzione che sta toccando profondamente l’azienda, i suoi modelli di business e i suoi processi produttivi con una rapidità e un’ineluttabilità senza precedenti.

Portare a bordo le nostre persone, perché tutti insieme continuiamo a portare valore ai nostri stakeholder, è assolutamente importante: ci serve per leggere la realtà dei nostri clienti e dei nostri partner e per capire logiche di business che non abbiamo ancora sperimentato.
Parlarne, diventando ambasciatori propositivi di questo cambiamento in azienda e condividendo le esperienze ad ogni livello, è una risorsa di grande valore: un compito che non può più essere relegato ad una funzione specifica (come la comunicazione) ma che passa attraverso l’impegno diffuso. Diventiamo tutti facilitatori del cambiamento!

Per quale motivo le assistenti dovrebbero venire ad ascoltare il suo intervento?

Perché è sempre un problema di comunicazione…silvia-parma-cambiamenti

È necessario che i dipendenti cambino mentalità per riuscire ad affrontare i cambiamenti in azienda?

È chiaro a tutti che viviamo in un contesto competitivo caratterizzato da un elevato tasso di cambiamento, di innovazione e dal venir meno di modelli di business che si sono dovuti rapidamente ripensare.
Una priorità delle aziende è lo sviluppo della capacità organizzativa di rispondere ad uno scenario in cui il cambiamento è un fenomeno costante. Non basta però cambiare le strategie, riprogettare sistemi e processi aziendali per affrontare le nuove sfide.

I cambiamenti impattano le modalità con cui le persone lavorano, come comunicano dentro e fuori all’organizzazione e lo sviluppo di nuove competenze. La consapevolezza di questi cambiamenti e l’impegno da parte tutti i dipendenti è quindi fattore chiave di successo.
È fondamentale che la cultura aziendale aiuti a vivere positivamente questo percorso, a mantenere vivo il desiderio di migliorare personalmente e professionalmente nonostante le difficoltà e incertezze portate dai cambiamenti.

Il coinvolgimento deve portare anche ad una maggiore delega sulle responsabilità, alla capacità di assunzione di rischi da parte dei collaboratori e all’attivazione di un circolo virtuoso fiducia/risultati.

Perché le assistenti dovrebbero venire ad ascoltare il suo intervento?

Perché tutti possiamo e dobbiamo contribuire alla Cultura del cambiamento! Dobbiamo ricordarci che la scelta di “mettersi in cammino”, di provare a cambiare qualcosa, è ancora più importante della meta che si vuole raggiungere.

Ormai lo avete capito…adattarsi ed essere resilienti è tutto! Vi aspettiamo al Secretary JOB per parlare in maniera più approfondita di queste tematiche e darvi tanti spunti per migliorare. Iscrivetevi subito se non lo avete ancora fatto!

 

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