L’agenda del capo o di un supereroe?

Che impresa incastrare gli impegni nell’agenda del capo! Il consiglio di Lucia, assistente della community, è semplice: ricordarsi che non è un supereroe.

Da bambine abbiamo avuto tutte un eroe: il nostro papà, il primo fidanzatino, il cantante dei Coldplay. Da grandi, l’eroe è uno: il nostro capo.
Lui è intelligente, ambizioso, capace, attivo, energico. Lui può fare tutto. Quindi la sua agenda diventa un percorso di workout come quelli che affrontano i marines in “Ufficiale e Gentiluomo”. L’agenda la gestisce l’assistente, guidata da sue indicazioni come: vorrei incontrare questa persona, andare a quella presentazione, questo appuntamento è prioritario. Se il capo non vi fornisce delle priorità e voi non le conoscete ancora, dovete chiedergliele, non si scappa – qui scoprite il mio metodo per gestire le priorità.

E poi passando per caso dal vostro ufficio, vi chiede di fissargli altri incontri, o come mi ha detto un capo una volta “farcisci l’agenda”. Come procedete? Primo, tenendo a mente che non è un supereroe.

Se una riunione dura un’ora, come succede mediamente, dategli mezz’ora prima per prepararsi ed arrivare al luogo dell’incontro, e mezz’ora dopo l’incontro per qualche telefonata, e per recarsi al secondo.

Tra una riunione e l’altra, se sono in posti diversi, lasciate sempre tempo in abbondanza, non mettetelo in condizione di correre, stressarsi o di dover arrivare in ritardo. Ora, capire la distanza tra due posti è facile: internet vi indica il tempo per percorrerla con tutti i mezzi possibili; ancora meglio, rivolgetevi al network. Chiamate le altre assistenti, per esempio quella della persona che deve vedere il vostro capo e chiedetele: non conosco la tua città, quanto ci vuole per andare da quella via all’altra? Evitate attentamente di nominare la persona o l’azienda dell’altro appuntamento: per quanto siano informazioni quotidiane per voi, non sono da condividere. E prima di un meeting importante, regalate al vostro capo un bonus di mezz’ora per leggere i documenti, magari per la prima volta… Per il pranzo, se è da solo, altra mezz’ora.

E magari vi capita quello che succede a me: organizzo tutto e lui fa incontri ancora più importanti per strada, o sugli aerei.
Una volta gli ho detto “Certo che tu hai una fortuna, fai gli incontri fondamentali per caso.” Lui mi ha risposto: “Non succede per caso, vado nei posti giusti”.

E chi ce lo manda, nei posti giusti? Meditate assistenti, meditate!