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Professione Assistenti di direzione

Sette tipi di assistenti: consigli per riconoscerli e affrontarli

Sette tipi di assistenti: consigli per riconoscerli e affrontarli

La figura dell’assistente di direzione viene divisa in 7 tipologie: per ognuna vengono dati consigli utili per l’approccio. In quale rientrate voi?

Essendo iscritta alla newsletter di Sekretaria, il corrispettivo tedesco di Secretary.it, mi sono di recente imbattuta in un articolo molto ironico sulle diverse tipologie di assistenti che si incontrano nel mondo della segreteria di direzione.

Di solito siamo noi assistenti ad “esaminare” i nostri capi per capire con quale tipologia lavoriamo (si pensi ad es. al corso “boss management” proposto nel pannello formativo di Secretary.it), mentre in questo caso è l’assistente ad essere messa sotto la lente d’ingrandimento. Questo cambio di prospettiva mi ha un po’ spiazzato: mi sono chiesta, perché una community di Manager Assistant senta la necessità di scrivere un articolo tanto ironico sulle tipologie di assistenti che – pare –  dominino il mondo della segreteria di direzione.

Ecco a voi le tipologie individuate nell’articolo:

  • La Roccia (Der Fels in der Brandung)
  • Il Gendarme della Segreteria (Der Schrecken im Vorzimmer)
  • La Diva (Die Diva)
  • L’Ombra del Capo (Der Chefschatten)
  • La Fan (Der Fan)
  • L’Anima Buona (Die Gute Seele)
  • La Chiaccherona (Die Alleswisserin)

La roccia

Caratteristiche tipiche: appuntamenti, numeri di telefono, informazioni privilegiate: questa assistente riesce a soddisfare qualsiasi urgenza di capo e colleghi, quasi fosse dotata di poteri magici. Su di lei si può sempre fare affidamento, e lei lo sa. È, però, scettica nei confronti delle procedure troppo “innovative”: per lei è sempre meglio andare sul sicuro!

Consigli pratici: una roccia non si smuove facilmente. Se le dimostrate un sincero apprezzamento per la sua grande esperienza, sarà più facile addolcirla e farle prendere in considerazione le vostre iniziative ed idee creative.

Il Gendarme della segreteria

Caratteristiche tipiche: critica, severa ed abbottonata fino al collo, questo “gendarme della segreteria” gode nell’apparire terribile all’esterno. Alla base di questo suo atteggiamento c’è la volontà ferrea di proteggere il capo e il suo dipartimento dalle avversità, quasi fosse un gendarme. Per questo motivo controlla, documenta, archivia l’inverosimile e governa il regno con il pugno di ferro.

Consigli pratici: anche dietro la facciata più terribile batte un cuore. Dimostrate a questo “gendarme della segreteria” che anche voi siete dalla parte “della legge e dell’ordine” e vedrete che si trasformerà in una fonte affidabile di dati ed informazioni, nonché in una campionessa di affidabilità.

La Diva

Caratteristiche tipiche: parla molto e le piace farlo in pubblico. L’argomento? Uno qualsiasi, l’importante è che lei sia al centro dell’attenzione. Avete qualcosa che vi sta a cuore? Avete un’idea innovativa da sottoporre alla prossima riunione? Non datevi troppo da fare, qualsiasi cosa voi diciate o facciate, LEI è più avanti di voi. Questo suo atteggiamento va spesso a discapito dei sentimenti e delle prestazioni dei colleghi.

Consigli pratici: pur apparendo teatrale ed energica, la Diva può offrire divertenti divagazioni e portare una ventata di aria fresca in ragionamenti troppo monotoni. Anche se le sue idee possono sembrare esagerate, ad un occhio più attento potrebbero essere fonte di ispirazione per nuovi percorsi di successo, ai quali voi non avreste mai pensato.

L’ombra del capo

Caratteristiche tipiche: irreprensibile – e spesso abbigliata in modo poco appariscente – l’ombra del capo parla a bassa voce e solo se richiesto. Al contrario della Diva, questa assistente ha un atteggiamento pacato, coscienzioso e molto analitico, ma allo stesso tempo è cortese, premurosa e riservata.

Consigli pratici: l’acqua cheta fa crollare i ponti. Dietro alla facciata tranquilla, questa assistente, grazie alla formazione continua, padroneggia le office skill più innovative, conosce 5 lingue ed è informata sugli ultimi trend in materia di gadget per l’ufficio. Lavora in modo più veloce e sicuro di qualsiasi capo, inoltre è di supporto in modo semplice e veloce, senza aspettarsi una medaglia in cambio!

La Fan

Per immergersi giornalmente nella magnificenza del capo, questa assistente ama mettersi in ghingheri. Le piace prendersi i meriti altrui e presentare dati, tabelle, lettere ed idee prodotte dei colleghi come se fossero opera sua. Ti rendi conto di dove si trova dalla scia di moine che fa ai colleghi e ai capi che le servono per la sua carriera di Fan.

Consigli pratici: la maggior parte dei capi ama avere una claque. Anche se vorreste restare neutrali e professionali, se volete raggiungere il vostro obbiettivo, fatelo preferibilmente in modo “visibile” al cospetto del capo. Solo così la vostra proposta otterrà anche l’appoggio (forzato) della Fan.

L’Anima Buona

Caratteristiche tipiche: come una premurosa “mammina del team” si occupa di tutto e di tutti. Sulla sua scrivania ci sono sempre dolciumi e biscotti per tutti. Lei intercetta emozioni a 500 metri di distanza, si preoccupa e dà consolazione per ogni malattia o sconforto, lei cucina, sforna e fa bricolage per ogni festa aziendale. Con tutta questa energia vitale, le è quasi indifferente se non ottiene il necessario riconoscimento economico e professionale.

Consigli pratici: questa assistente è un portafortuna per ogni team ed è una fonte inesauribile di energia, motivazione e…cioccolatini! Indipendentemente da quanta importanza attribuiate al suo karma, anche la tipologia “anima buona” non vede l’ora di essere ringraziata, sostenuta e sgravata!

La Chiacchierona

Caratteristiche tipiche: le malelingue la chiamano “la pettegola”, poiché lei sente, vede e conosce in anticipo tutto ciò che il giorno dopo è materia di gossip alla macchinetta del caffè su capi e colleghi. Anche se diffonde notizie false e se finisce per sacrificare ipotetici confidenti sull’altare del pettegolezzo, non può resistere al fascino irresistibile del gossip.

Consigli pratici: non fornitele spunti per il gossip, quindi non fate conversazioni private quando lei è in ufficio. Assicuratevi che la vostra posta sia al riparo da occhi indiscreti (guardatevi le spalle: lei vede tutto!). Controllate il cellulare solo in luoghi sicuri, meglio se fuori dall’ufficio.

 

Cosa ne pensate? Vi riconoscete in una di queste tipologie?
Di sicuro le colleghe tedesche hanno voluto spingere sul pedale dell’ironia oppure, secondo voi, esistono davvero assistenti così? Raccontateci se ne avete mai incontrate nella vostra esperienza lavorativa!

Fonte: https://goo.gl/mBrgwf

 

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