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Professione Assistenti di direzione

Assistente 3.0: il futuro ci attende

In un mondo in evoluzione qual è il futuro della nostra professione?

Il future job report pubblicato dal World Economic Forum lo scorso ottobre 2020 riporta tra le professioni in calo al 2° posto gli “Administrative and Executive Secretaries”. Giovanna, Executive Assistant da oltre 20 anni ci ha scritto davvero preoccupata. È quindi opportuno fare chiarezza e analizzare il futuro della nostra professione.

Futuro WEF 2025

Tutti siamo consapevoli di essere nel pieno di una rivoluzione industriale e tecnologica (digitale) che apre le porte a una nuova era molto sfidante. L’I.A. e IOT (le macchine) impareranno velocemente e si sostituiranno al cervello umano. Intere professioni saranno letteralmente cancellate, comprese quelle intellettuali. Ma altre nuove professioni saranno create. L’OCSE prevede addirittura che il saldo sarà positivo.

Nel caso del nostro ruolo, l’indagine specifica che la decrescita di domanda di Administrative Assistant riguarderà senz’altro quelle funzioni più ”basic”, non specializzate. Qualsiasi compito che possa essere automatizzato in futuro rischia di scomparire. Quindi, per fare un esempio, se un’Assistente si occupava sino ad oggi solo di gestire le agende, meeting o attività ripetitive (che possono essere programmate o gestite in autonomia o con la IA) se non farà il salto e cambio di paradigma rischierà di scomparire nel tempo. Nel futuro delle organizzazioni diminuiranno molto le persone impiegate in quelle funzioni se non ad alto valore aggiunto. A prescindere dall’arretratezza culturale, digitale o dall’organigramma delle organizzazioni/aziende del nostro Paese, occorre passare da essere un “Executor/admin” a un “Business partner” proattivo e di valore. L’Executive Assistant che non scomparirà sarà quindi quello/a risponderà alle skills 2025.

Ci sono molte skills che già abbiamo e che sono in particolar modo legate al problem solving (intesa come abilità nel risolvere i problemi, non più come mera conoscenza di procedure), alla proattività e alla nostra capacità di auto-organizzarci (self management). Per essere efficaci dobbiamo imparare a interpretare ciò che accade intorno a noi, metterlo “a terra” e soprattutto la nostra abilità di collaborazione (work with people). La tecnologia sarà la nostra alleata ma non si sostituirà a noi, che misuriamo e regoliamo la temperatura in azienda facilitando processi, persone e time saving.

Passare da reattivi proattivi significa comprendere e conoscere il “business”, fare domande, andare a fondo, comprendere in che modo si può portare valore aggiunto passando dalla gestione di “task” a quella di progetti sviluppando ed allenando la nostra leadership.

Vediamo ora le skills più richieste:

  • Pensiero analitico e innovazione: ciò richiede l’analisi delle informazioni e l’utilizzo e l’applicazione del pensiero creativo per trovare soluzioni per problemi legati al lavoro.
  • Strategie attive di apprendimento e auto-apprendimento: ciò richiede la comprensione delle implicazioni delle nuove informazioni per la risoluzione dei problemi e il processo decisionale, nonché la selezione dei metodi di apprendimento/aggiornamento. Questa skill è molto importante! Dobbiamo saper “imparare ad imparare” in modo più efficiente. Come costruiamo quindi nuove skills? Ne parleremo meglio ma vi anticipo: ascoltare, osservare, parlare, porre domande, discutere, approfondire, scrivere, interpretare, ricordare, tradurre ciò che viviamo
  • Creatività, originalità e spirito d’iniziativa: la volontà di assumersi responsabilità e sfide e la capacità di sviluppare modi intelligenti per risolvere i problemi. Si aspetta che i lavoratori prendano decisioni da soli e provino le proprie idee.
  • Progettazione e programmazione della tecnologia: la scrittura di programmi/processi/tecnologie per soddisfare le esigenze degli utenti.
  • Pensiero critico e analisi: l’uso della logica e del ragionamento per identificare i punti di forza e di debolezza degli approcci ai problemi, quindi saper valutare l’efficacia delle soluzioni.
  • Risoluzione complessa dei problemi: ciò richiede lo sviluppo e la valutazione di opzioni e l’implementazione di soluzioni.
  • Leadership e influenza sociale: la capacità di esprimere opinioni e mostrare una direzione, quindi avere una certa influenza verso gli altri nell’organizzazione.
  • Intelligenza emotiva: essere collaborativi, preoccuparsi per gli altri e capire il perché delle reazioni delle persone
  • Resilienza, problem solving e creatività: saper smorzare i contrasti e conflitti, ma anche ma anche aumentare la motivazione al lavoro, interpretare informazioni nella risoluzione dei problemi, oltre ad avere capacità di generare nuove idee.
  • Analisi e valutazione dei sistemi: considerare i costi e i benefici delle potenziali azioni da intraprendere, scegliere ciò che si traduce nel miglior risultato.

I/Le Assistenti strategici sono quelli che capiscono davvero le aziende, gli obiettivi dei loro dirigenti e i loro KPI.

E voi vi siete chiesti “che aspetto ha il successo quest’anno”? Come state contribuendo? Fatevi sempre queste domande: “Come faccio ad aggiungere valore qui?”, ” Come posso rendere i miei manager il più efficaci ed efficienti possibile?”.

Se il 52% del lavoro sarà svolto dalle macchine entro il 2025, forse possiamo concentrarci sul fare cose più interessanti! Siamo in grado di svolgere ricerche e analisi per il nostro dirigente? Siamo in grado di mettere insieme documenti informativi in modo da facilitare i processi? Siamo davvero in grado di sostenerli e supportarli per liberarli dall’operatività e far il lavoro che l’azienda paga loro per fare (strategia)?

Si tratta una distinzione importante: è il business che ti impiega, non il tuo dirigente! Siate curiosi, imparate cose nuove. È tempo di portare l’ordine nel caos, e noi siamo bravissimi in questo.