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Ufficio: Tecniche di pianificazione e sopravvivenza

Care colleghe ho letto molti libri, seguito corsi di formazione sulla gestione dello stress, del tempo e dell’agenda in ufficio ma, nella stragrande dei casi, le tecniche suggerite sono poco applicabili al nostro lavoro per la sua particolarità.

Siamo soldati in prima linea, pronti ad affrontare tutte le sfide e i problemi che i nostri capi ci girano ed è sempre tutto URGENTE URGENTE URGENTE!!!

Quindi come fare a sopravvivere in ufficio e contemporaneamente  a far bene il proprio lavoro ed essere soddisfatte di noi stesse?

Di seguito vi sintetizzo come mi sono organizzata ad oggi, ovviamente ogni consiglio che mi vorrete dare è il benvenuto:

1) Strumento fondamentale: il quaderno. E’ fondamentale farsi sempre l’elenco delle cose da fare e scriverle tutte in un unico posto. I post-it e altre forme di biglietti o pizzini volanti sono da evitare perché dopo averli scritti ed appiccicati da qualche parte, c’è sempre bisogno di riprenderli in mano per mettere in sequenza le cose da fare. Le priorità cambiano di continuo, a ogni chiamata, email o convocazione del capo, quindi è necessario utilizzare uno strumento efficace per non perdere la bussola.

2) Evidenziatori: personalmente utilizzo il rosa per evidenziare nel quaderno le cose “da fare subito, quindi priorità 1” e il giallo per quelle “a breve, quindi priorità 2”. Man mano che arrivano le attività le aggiungo nella lista e le evidenzio in modo tale che riconosco subito cosa c’è da fare con una breve occhiata e non devo rileggermi il tutto cento volte al giorno.

3) I raccoglitori impilabili: ne ho 5 in ufficio. Nel gradino più alto ci vanno le stampe delle cose da fare entro la giornata, nel secondo quelle per il giorno dopo, nel terzo entro la settimana, nel quarto le attività programmate. Il quinto lo tengo di fianco alla “pila” e ci metto le attività in corso di lavorazione per le quali attendo risposta da qualcuno per poter andare avanti. Come alimento questi contenitori? Man mano che arrivano i lavori (la stragrande via email) li stampo su carta riciclata e li inserisco in quello giusto a seconda della scadenza.

4) Promemoria di Outlook: le famose bandierine. Cliccando con il tasto destro è possibile attribuire una scadenza all’email e far venire fuori un promemoria che ti ricorda che devi completare l’attività entro la tot. data. La lista viene sempre visualizzata a destra della schermata. Mi raccomando ricordatevi di riportare sul quaderno il titolo dell’attività da fare ed evidenziarla con un colore. L’elenco deve essere sempre uno e uno solo.

Come mettere in ordine le attività e quando farlo: nonostante la stanchezza, la fame e la voglia di andare a casa è importante fare la lista delle cose da fare il giorno dopo LA SERA PRIMA DI USCIRE. In questo modo la mattina dopo, quando arriveremo in ufficio belle fresche, sapremo già quali attività sono da completare entro la giornata. A queste si aggiungeranno tutte le “urgenze” che il capo ci passerà. Quando non mi faccio la lista c’è sempre un alto rischio che mi dimentichi qualcosa perché tra telefonate, email, persone che vanno e vengono non ho il tempo e la lucidità per mettermi a pensare e metterle in fila.

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