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Microsoft Outlook 2010: istruzioni per l’uso

Oggi giorno è diventato quasi impossibile non avere a che fare con Outlook, uno strumento all-in-one per gestire mail, contatti e calendario. Un client di posta di fondamentale importanza per tutti e per le assistenti in particolare e che tutte dovrebbero imparare ad usare perfettamente.

Probabilmente non tutte sapete come sfruttare il gran numero di funzioni che Outlook offre. Scommettiamo?
Vediamo se riusciamo a sorprendervi…

  • Se lavorate in Italia ma la vostra azienda collabora con aziende straniere vi tornerà molto utile aggiungere al vostro calendario le festività del paese in questione. Basta andare su File>Opzioni>Calendario>Aggiungi festività e selezionare il Paese.
  • State programmando dei meeting con aziende in altre zone del mondo? Aggiungete un secondo fuso orario andando su File>Opzioni>Calendario>Fuso orario>Mostra fuso orario aggiuntivo.
  • È possibile evidenziare le mail non lette o di altre categorie importanti cambiando il colore dell’oggetto. Per prima cosa andate su Visualizza>Impostazioni visualizzazione>Formattazione condizionale e decidete il carattere e quindi il colore della categoria che intendete evidenziare.
  • Le notifiche che compaiono sul Desktop quando arriva una mail possono essere fastidiose. Se volete eliminarle andate su Opzioni>Posta>Avviso di messaggi, e togliere il flag da “Visualizza un avviso per il desktop”. In questa scheda è possibile disattivare anche il suono delle notifiche e cambiare tante altre funzioni.
  • CTRL+1 e CRTL+2 ecc. si possono usare per spostarsi dalle mail (CTRL+1) al calendario (CTRL+2), ai contatti (CTRL+3) e così via.
  • Volete creare un invito per i vostri colleghi ad un appuntamento ricorrente? Cliccate su Calendario>Nuovo appuntamento, inserite tutti i destinatari, il nome ed il testo e poi salvatelo come modello.
  • CTRL+ R permette di rispondere velocemente ad una mail.
  • Digitare CTRL+SHIFT+R per rispondere a tutti.
  • Per mandare velocemente una mail digitate CTRL+INVIO.
  • F9 avvia velocemente il processo Invia/Ricevi.
  • Copiate un testo dalla sezione “Note”, tornate sulla posta in arrivo e digitate CTRL+V. Si aprirà in automatico una mail con quel testo.
  • Siete stufe di ricevere numerosi messaggi in cui siete solo in copia o copia nascosta? Per spostarli in automatico nel cestino o in altre cartelle andate su Home>Regole>Gestisci regole e avvisi>Nuova regola>Avanti>In cui il mio nome è nella casella CC>Sposta il messaggio nella cartella specificata (che avrete deciso voi).
  • Per velocizzare l’accesso ad una ricerca frequente cliccate su CTRL+SHIFT+P.
  • Se vi capita di scrivere spesso lo stesso testo avete la possibilità di averlo tra i suggerimenti in futuro! Basta seguire i seguenti passaggi: evidenziate il testo>Inserisci>Tabella>Tabelle veloci>Salva selezione nella raccolta tabelle veloci. Il gioco è fatto!
  • Per posticipare l’invio di una mail premete, dopo aver scritto il testo, su Opzioni>Ritarda consegna. Selezionate la voce “Non recapitare prima di” e decidete in quale giorno e in quale orario dovrà essere spedita la mail.
  • Cliccando sulla barra di ricerca, si apre una barra degli strumenti dove si può filtrare la ricerca con diversi criteri, così da avere un risultato più preciso. Ad esempio potete scegliere se filtrare per mittente, per allegati e così via.
  • Outlook può raggruppare le email per conversazioni. Andate su Visualizza e poi fleggate “mostra come conversazioni”.
  • Si possono bloccare tutte le future email inviate da un certo contatto selezionando dalla Home la voce “Posta Indesiderata” ed aggiungendo il mittente all’Elenco Mittenti bloccati.
  • Outlook permette di richiamare un messaggio inviato accidentalmente. Dopo aver aperto la mail inviata cliccate su Azioni>Richiama messaggio. Ricordatevi di mettere il flag su “Indica l’esito del richiamo per ciascun destinatario”.
  • Per modificare la barra di accesso rapido, andate su File>Opzioni>Barra di accesso rapido e personalizzate come meglio preferite.
  • Outlook permette di cambiare l’oggetto di un messaggio ricevuto o inviato per poterlo trovare meglio. Basta aprire la mail, evidenziare il messaggio e cambiare il testo!
  • Vi capita mai di dover vedere sul Calendario Outlook gli impegni di più colleghi nello stesso momento? Create un calendario di gruppo! Per prima cosa andate sul Calendario>Gruppi di calendari e cliccate su “Crea nuovo gruppo di calendari”, inserite il nome e selezionate i nomi dei contatti che volete aggiungere.

Questo breve manuale su Outlook finisce qui con la speranza di avervi dato nuovi suggerimenti di cui non potrete più fare a meno!
Se vi è piaciuto e vi siamo state utili, non dimenticate di lasciare un commento!

 

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