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Professione Assistenti di direzione

Gestire il tempo e gli impegni, un cioccolatino dopo l'altro

Gestire il tempo e gli impegni, un cioccolatino dopo l’altro

Quanto è frenetica la giornata della assistenti? Lo sa bene Lucia che col tempo ha trovato il metodo per avere tutto sotto controllo!

Quante volte ci siamo sentite schiacciate dalla mole di lavoro e dagli input che arrivano da tutte le parti?
Ognuno ha una richiesta diversa, per ascoltarne uno ci si dimentica di quello di prima. Si spazia da biglietti aerei, convocazioni di riunioni, smacchiatore per la cravatta, caramelle, nome dell’ospite, presentazione da completare subito. Che fare? Contare fino a cento, e oltre? Recitare un mantra buddista? Allontanare lo stress con un cioccolatino? Io scrivo su un quaderno tutte le richieste, anche le più stupide, e nei momenti di pace le rileggo e le spunto, cioè le faccio.

Se non riesco a evaderne una scrivo una mail veloce a chi me l’ha chiesta e lo informo. Meglio ancora se glielo dico subito, lui chiede e io indico una tempistica, tipo: “Scusa ma oggi non ce la faccio, domani va bene?” Oppure se mi chiedono qualcosa di speciale tipo la traduzione del diploma del figlio, ovviamente gratis e per risparmiare sulla traduzione (visto che l’università negli USA già costa tanto!), se dire no è difficile, potete suggerire un’alternativa tipo “In questi giorni non riesco ma potrei contattare un’agenzia di traduzioni e farmi fare il preventivo”. È come una trattativa di lavoro, ne avrete viste tante anche voi: c’è sempre chi ci prova, se la controparte accetta, è fatta. E se non accetta, ci avete provato! Noi assistenti rendiamo più semplice la vita degli altri, ma forse dovremmo lasciare un po’ di pepe!

Ma tra le infinte possibilità che ci offre una giornata lavorativa, la parte più delicata è l’attesa. Aspettare che il capo ci riceva. Abbiamo una lista di attività da mostrargli, la sua agenda da verificare con lui, ma sembra che tutto il tempo del mondo si possa riempire solo con le sue priorità. E io qui, un cioccolatino dopo l’altro. Almeno mi alzo un po’ di volte per arrestare il procedere della cellulite. Eh no! L’iniziativa, ragazze!
Il capo non ha tempo per voi? Preparate una lista delle cose da dirgli in due minuti, e iniziate il discorso con ‘Ti rubo solo due minuti’, o ‘Solo due cose’, ed elencatele. Siate veloci e dirette. Scrivete una mail riassuntiva con i punti essenziali, indicando alternative tipo ’faccio A o B?’ (A onor del vero, una volta un mio capo aveva risposto all’alternativa con ‘OK’).
Mostrategli il libro firme mentre percorre il corridoio per andare in bagno. Lasciateglielo sopra la tastiera, entrate nel suo ufficio ogni volta che ne esce qualcuno. Violate il sacrario! Arrivate prima di lui la mattina ed aspettatelo sulla porta al freddo e al gelo. Oppure uscite quando esce lui. Arriverà a pensare che siete delle rompiscatole e a volersi liberare di voi, e firmerà. Oppure, se avete fortuna, si innamorerà di voi, e lì sì che è dura…

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