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Come organizzare un evento: 7 utili consigli

Organizzare un evento dovrebbe essere un’attività divertente, se però si hanno poco tempo, zero idee, capi esigenti e budget striminziti diventa un incubo.

Abbiamo chiesto a Jeannette Zippo, Event Manager del servizio di Consulenza Eventi di Secretary.it, alcuni suggerimenti e qualche chicca che potrebbero esservi utili e fornirvi spunti interessanti.

Quando-dove-come. Avete intenzione di ingaggiare un’impresa di intrattenimento o di catering? Ricordate di porre tutte le domande fondamentali: forniranno loro tutte le attrezzature necessarie? Quando le consegneranno e monteranno? Hanno bisogno di effettuare delle prove o delle site inspection in anticipo?
Piantatela. Se l’evento non si svolge nella vostra azienda o in luoghi a voi noti, visitate il posto in anticipo. Potrebbe essere utile anche disegnare una pianta in cui riportare la dislocazione di tavoli, servizi igienici, tragitto dall’ingresso alla sala, parcheggi, prese elettriche e tanto altro.
Allargate l’orizzonte. Un’idea carina, e furba, potrebbe essere quella di integrare nel vostro programma un evento della vostra città che funga già di suo come richiamo. Milano, per esempio, in questi giorni è meta di frotte di turisti giunti per visitare EXPO. Perché non approfittare della curiosità che di sicuro proveranno anche i vostri ospiti nei confronti dell’Esposizione Universale per condurli in un tour tra padiglioni e cluster? Farete loro cosa gradita e sgraverete voi e il vostro staff del peso di gestire una parte della giornata. Secretary.it, infatti, grazie a partnership esclusive, propone iniziative speciali e servizi Corporate (biglietti di ingresso a prezzi competitivi, trasferimenti in BUS privati, accesso con Fast Track, visite guidate) con un servizio “chiavi in mano”. Contattateci e una parte del gioco è fatta!

organizzare un evento expo
Keep calm. Problemi e imprevisti si presenteranno qualsiasi cosa facciate, l’event planning non è una scienza esatta. Quando un relatore supererà il limite consentito e continuerà a parlare (ignorando i vostri segnali di fumo o l’infarto che state simulando per creare un diversivo) non lasciatevi prendere dal panico. Ritoccate qua e là il vostro programma e nessuno noterà nulla.
Un cadeau è per sempre. Per essere certi che l’evento sia ricordato nei secoli a venire, preparate dei gadget. Un ombrellino, un buono sconto o una spilla. Quando i partecipanti useranno quell’oggetto non potranno non ricordare il vostro evento (e il vostro fantastico lavoro, ovviamente). Come trovare i migliori e ottimizzare la spesa? Un’idea potrebbe essere quella di partecipare a delle fiere di settore, come i “Meets”, organizzati ogni anno da Secretary.it. Aver radunati in un solo luogo diversi fornitori selezionati permette di valutare in poco tempo numerose proposte e magari approfittare di qualche promozione speciale.L’8 ottobre a Milano si terrà il “Secretary Meets. Gifts, Events & much more…” segnatelo in agenda!
Be social. Facebook, Twitter, LinkedIn e chi più ne ha più ne metta sono perfetti sia per guadagnare partecipanti sia per fare in modo che si parli del vostro evento anche dopo che questo è andato in scena. Caricate delle foto, un video, i commenti dei partecipanti (il video del Secretary Day 2015, per esempio, solo su Facebook ha raggiunto 5.480 persone in meno di 48 ore). Create un hashtag e comunicatelo a tutti coloro che interverranno. Per rendere virale un evento non c’è niente di meglio che farsi aiutare dalla voglia di condividere dei partecipanti: fornite loro il necessario (una connessione wi-fi, per esempio) e zac, siete online.
Chi sporca pulisce. È buona norma (oltre che buona educazione) lasciare un posto come lo si è trovato. Ricordate dunque di prevedere un servizio di pulizie o gli attrezzi che vi serviranno se dovrete provvedere voi. Ponetevi anche le domande: che fine faranno gli avanzi (sia il cibo sia i gadget)? Se dovrete portarli via voi, avete un mezzo adatto? Oppure, avete mai pensato di donarli al Banco Alimentare? Oltre a facilitarvi la vita, farete una buona azione!

Questi erano solo alcuni dei consigli della nostra Event Manager Jeannette, potrete conoscerne altri nel post: Eventi, 11 errori da evitare.

P.S.: Se nel frattempo doveste avere qualche dubbio, la nostra Consulenza Eventi sarà felice di aiutarvi!

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