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calendario condiviso

L’importanza di avere un calendario aziendale condiviso

Cartaceo, su Excel o cloud, ogni azienda ha bisogno di un calendario condiviso. Scopriamo perché e come scegliere lo strumento giusto.

Il calendario rappresenta il principale mezzo di controllo del tempo nella nostra società. Chi non dimenticherebbe almeno la metà degli appuntamenti senza averli sotto gli occhi?

Abbiamo tutti bisogno di un supporto per ricordare gli impegni e gestire il nostro tempo con la massima efficacia.
E se funziona a livello personale immaginate in azienda. Sapere quando il capo è in ufficio o quali appuntamenti ha in programma, specialmente per un’assistente, ha una rilevanza fondamentale per organizzare la giornata e gli impegni.

Avere un calendario condiviso in ufficio crea un processo interno sano e atto al continuo miglioramento, dalla gestione dei progetti al controllo delle risorse, velocizza il lavoro e aumenta l’efficienza dell’azienda.

Esistono diversi tipi di calendari che si possono usare per condividere i propri impegni con colleghi e responsabili, ognuno con i propri limiti e punti di forza. Vediamoli insieme!



IL CALENDARIO CARTACEO

Sicuramente molto utile per fare il planning settimanale, diviso per team, ben visibile a tutti e d’impatto, soprattutto quando si utilizzano evidenziatori e post-it colorati. Considerate però alcuni svantaggi:

  • Mancanza di riservatezza
  • Difficoltà di gestione di un numero elevato di collaboratori
  • Impossibilità di creare più calendari in contemporanea, a meno che non si disponga di molto spazio
  • Non visibile o modificabile al di fuori dell’ufficio.

IL CALENDARIO SU PC

Usare gli strumenti del proprio computer, come Excel o Outlook, risulta più facile perché superano molti limiti rispetto a quello cartaceo. Con i programmi di Microsoft potete duplicare velocemente il calendario settimanale, crearne vari in contemporanea, dividerli per team o progetti e molto altro.
I limiti del calendario su pc sono:

  • Ogni collaboratore deve disporre dell’ultima versione del software
  • Visualizzazione non personalizzabile o comunque laboriosa e lunga
  • Impossibilità di scaricare report delle attività eseguite o pianificate.

CALENDARIO SU WEB APPLICATION

Sono molti i software in cloud che si possono prendere in considerazione quando si decide di creare un calendario condiviso sul web. Tra questi citiamo Google Calendar, iCloud, Teamup.

Questi programmi garantiscono la flessibilità e hanno tante funzionalità utili che vi semplificheranno la vita. Eccone alcune:

  • Pianificazione appuntamenti e attività
  • Facilità e velocità nel vedere gli impegni di collaboratori interni ed esterni
  • Possibilità di visualizzare il calendario secondo vari criteri e filtri
  • Sempre disponibile e ovunque con una connessione internet
  • Possibilità di gestire anche alcune risorse aziendali come una sala riunioni, un proiettore o una specifica macchina
  • Gestione in contemporanea da parte di più utenti in sedi diverse.

Ora non vi resta che provare i diversi strumenti e capire qual è il più adatto alle vostre esigenze.

Come gestite gli impegni dello staff quando dovete organizzare una riunione? Quale tipo di calendario condiviso consigliereste di provare?
Fatecelo sapere nei commenti!

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